Apprendre à encaisser : conseils pour travailler avec une caisse enregistreuse

Les logiciels de caisse enregistreuse modernes et mobiles, dont fait partie le système de caisse enregistreuse POS de Paymash, doivent simplifier ces processus. C'est pourquoi l'utilisation doit être aussi intuitive et intuitive que possible. Au début, l'étendue des fonctions peut toutefois être trop importante. Mais pas de panique ! Le processus d'encaissement s'apprend surtout par la routine quotidienne. Une fois que la vente est devenue une habitude, tu pourras effectuer toutes les opérations de manière intuitive et sans trop y penser. Si tu fais encore des erreurs au début ou si tu ne connais pas certains processus de vente, demande de l'aide à un collègue. N'hésite pas à dire au client que tu es encore en phase d'apprentissage et demande-lui de patienter avec un sourire aimable. La plupart des clients comprendront cette situation.

Afin que tu sois déjà bien préparé à ton activité de caissier et que tu connaisses les différents systèmes de caisse pour la gastronomie ou le commerce de détail, cet article te donnera des informations simples et utiles. Nous te souhaitons beaucoup de plaisir sur ton chemin de caissier professionnel !

Travailler à la caisse - Quelles sont les tâches à accomplir?

En tant que caissier, il est important que tu t'occupes en premier lieu des opérations de vente. Les points suivantes en font partie :

• L'utilisation autonome de la caisse.
• La saisie du montant total des articles ou services vendus.
• La communication avec l'acheteur sur le montant total et la monnaie ä rendre
• Le traitement des différentes opérations de paiement
• Le décompte et le contrôle de l'état de la caisse

Selon la branche et l'entreprise dans lesquelles tu travailles, il se peut que tu doives assumer d'autres tâches en plus de ton activité de caissier, comme par exemple:

• Pouvoir donner des renseignements sur les offres actuelles du magasin
• Lors de la vente de certaines marchandises soumises à des restrictions d'âge, il te faudra vérifier l'âge des clients.
• Dans un magasin de détail un peu plus petit, il se peut que tu doives également ranger les rayons, contrôler les stocks et conseiller les clients.
• Dans les magasins de mode, il peut être utile d'être au courant des collections actuelles, des tendances et de savoir conseiller sur les tailles.
• Dans la restauration, tu devras également pouvoir prendre les commandes, donner des informations sur les ingrédients, les plats et les boissons.
  

La bonne manière d’aborder les clients

Comme tu peux le voir, la vente et l'encaissement impliquent bien plus que la simple utilisation technique de la caisse enregistreuse. Il y a aussi quelques comportements à adopter qui peuvent faciliter les relations et les contacts avec tes clients. Derrière la caisse du magasin, tu représentes l'entreprise et tu es aussi le point de contact direct pour tes clients. Un bon vendeur contribue donc aussi de manière importante à l'expérience du client. Dans ce contexte, tu dois être attentif aux comportements et compétences suivants:

"Le client est roi"

L'amabilité est essentielle. Ce n’est pas qu’à la caisse enregistreuse qu'il faut se montrer poli, serviable et prévenant envers sa  clientèle mais tout au long de ton contact avec le ou la cliente. Il n'est pas nécessaire de rester toute la journée dans ton point de vente avec un sourire forcé. Mais il est très utile d'être à l'écoute des problèmes et des questions des clients. Même face à des clients difficiles, essaie de garder ton sang-froid et de comprendre quels sont les besoins des client

Ton apparence

Une apparence soignée ainsi le respect du code vestimentaire laisseront une impression durable à tes clients. Des vêtements de travail sales ou des odeurs envahissantes ne sont pas forcément propices à la vente. Dans certains secteurs, il existe des mesures d'hygiène supplémentaires auxquelles il faut absolument se conformer.

L’esprit d'équipe

Sois un joueur d'équipe, car la vente ne peut être réussie que dans un climat de travail agréable. Si tu vois que tu n'as rien à faire en ce moment, demande si tu peux aider tes collègues de travail d’une manière ou d’une autre.

L'autonomie

Essaie de rester à jour et de t'informer de manière autonome sur les nouveaux articles ou les changements au sein du magasin. Entraîne-toi régulièrement au maniement du logiciel de caisse enregistreuse. En outre, il est préférable que tu te familiarises dès le début avec toutes les directives commerciales du magasin. Tu peux également utiliser ton temps libre de manière judicieuse pour réapprovisionner la marchandise ou effectuer des nettoyages lorsque tu n’as pas de client. Dans la plupart des cas, l'indépendance est récompensée.

Prendre soin de son poste de travail et du matériel

En plus de gérer l'argent liquide de manière consciencieuse, tu dois toujours garder ton poste de travail de caisse en ordre. Prends également soin des appareils de caisse, car ils doivent être utilisés longtemps et de manière rentable.

Les différents logiciels de caisse enregistreuse

Différents logiciels de caisse POS sont utilisés dans la vente. Dans cet article, tu vas apprendre  à connaître les logiciels de caisse enregistreuse les plus courants.

Les petits détaillants avec un faible volume de vente sont équipés d'une caisse enregistreuse électronique simple et de quelques accessoires:

• Écran (écran tactile)
• Tiroir-caisse
• Lecteur de codes-barres
• Imprimante de tickets intégrée
• TPE (Terminal de paiement à cartes)
  

Caisse enregistreuse POS

Outre les caisses enregistreuses électroniques simples, il existe également des systèmes numériques modernes de point de vente (POS) qui, outre la caisse enregistreuse, disposent également d’une comptabilité, de la gestion des marchandises, d’outils marketing et même d’une connexion à une boutique en ligne (Paymash fait partie de ces logiciels). Ces logiciels de caisse enregistreuse comptent également parmi les caisses enregistreuses électroniques, mais disposent d'un plus grand nombre de fonctions. Non seulement ils offrent plus de fonctions, mais ils peuvent aussi être complétés intelligemment par des écrans clients via des interfaces ou, dans le cas de la caisse enregistreuse gastronomique, par une imprimante de cuisine. Les logiciels de caisse mobile font partie des systèmes POS. Les terminaux mobiles (par ex. tablettes et smartphones) sont transformés en logiciels de caisse enregistreuse au moyen d'une application mobile. De plus, ces appareils sont également compatibles avec d'autres accessoires de caisse enregistreuse, ce qui permet de mettre en place un système de caisse complet.

Caisse enregistreuse PC

Il existe également des caisses enregistreuses PC. Par rapport aux caisses enregistreuses simples, celles-ci disposent de quelques fonctions supplémentaires et permettent également de connecter un système de gestion des marchandises. Toutefois, ces systèmes de caisse enregistreuses complexes peuvent être plus sensibles aux pannes et nécessitent une période de formation plus longue et plus intensive en raison des fonctions étendues.

Caisse enregistreuse ouverte

Les caisses enregistreuses ouvertes sont encore utilisées, elles se composent uniquement d'une caisse pour l'argent liquide et ne présentent aucun autre équipement technique. Dans ce cas, le calcul mental est encore nécessaire. L'avantage est qu'il n'y a pas de temps d'adaptation, mais les exigences et le temps consacrés à la tenue de la comptabilité de caisse sont bien plus élevés que pour les autres types de caisses enregistreuses. Il ne faut pas non plus sous-estimer le risque d'un taux d'erreur plus élevé.

Apprendre à encaisser - utilisation de la caisse

C'est parti! Tu es maintenant le vendeur du magasin. Nous allons te montrer comment procéder aux différentes opérations de caisse afin que le montant exact soit enregistré en fin de transaction.

Encaisser au moyen d'un scanner de codes-barres

Si un article dispose d'un code-barres, celui-ci peut être saisi facilement et rapidement au moyen d'un scanner de codes-barres. Il suffit de le tenir à l'horizontale devant le code-barres, à une distance de 2 à 10 cm. Selon le modèle de scanner que tu utilises, il faut appuyer sur un bouton de scannage et un bip sonore de confirmation sera émis. Pour les scanners intégrés, il te suffit de faire glisser l'article (la ou se trouve le code-barre) dessus.

Encaissement au moyen de l'EAN à 8 ou 13 chiffres

Si une caisse fonctionne sans scanner ou si le code-barres ne peut pas être saisi, tu as recours, en tant que caissier, au numéro EAN à 8 ou 13 chiffres. Celui-ci se trouve directement sous le code-barres et tu devras le saisir manuellement sur la caisse enregistreuse.

Encaisser au moyen de la recherche d'articles

Si aucun code-barres n'est disponible sur le produit, tu peux utiliser la recherche d'articles. La fonction ≪Recherche d'article≫ peut être lancée soit par un bouton se trouvant sur la surface de la caisse, soit par une touche de fonction spécifique. Cela varie en fonction du logiciel de caisse enregistreuse. Pour lancer la recherche ciblée, tu peux saisir le nom de l'article, le groupe de marchandises, une description du produit ou des lettres dans le champ de recherche.

Encaissement au moyen de la saisie libre du prix

L'encaissement par la saisie de prix ne devrait être effectué que dans les cas les plus urgents, par exemple lorsque l'article n'a pas encore été créé. Le prix est alors indiqué manuellement et le nom de l'article et le taux de TVA doivent encore être ajoutés manuellement.

Encaissement au moyen de touches de sélection rapide ou de claviers de marchandises

Les touches de sélection rapide, également appelées boutons rapides, sont des touches préprogrammées pour certains articles. Selon le type de caisse enregistreuse, tu appuies sur les touches soit sur le clavier, soit sur l'écran à l'aide de la souris, soit directement sur l'écran tactile par pression du doigt. Les articles spécifiques sont ainsi encaissés en un tour de main. Les claviers de marchandises ou de caisse enregistreuse programmables sont surtout utilisés dans les magasins d'alimentation proposant des produits frais. Si tu prévois par exemple d'ouvrir une boulangerie, ce logiciel de caisse enregistreuse serait intéressant pour toi.

La pratique fait le maître

Chez Paymash, nous proposons des accès d'essai gratuits pour notre logiciel de caisse enregistreuse tactile. Tu peux ainsi te familiariser avec les différentes interfaces de caisse enregistreuses et fonctions selon le secteur avant de commencer à travailler. Même si un autre logiciel est utilisé sur ton futur lieu de travail, cette possibilité peut être utilisée pour t'entraîner. En outre, les fournisseurs proposent également des formations en ligne et des exercices pour se familiariser avec les logiciels de caisse enregistreuses modernes. Le simulateur de caisse enregistreuse te permet également de te familiariser avec les principales interfaces et fonctions. Tu seras ainsi parfaitement préparé à ton premier jour de travail et tu connaîtras les principales notions et procédures.

Conseils pour éviter les erreurs

Afin de minimiser les erreurs ou les vols de biens, le processus de caisse enregistreuse devrait si possible se dérouler comme suit :

• Indiquer au client le montant à payer.

• Recevoir le montant du paiement et le contrôler. Alternativement, tendre le lecteur de carte de crédit (TPE) et vérifier le montant du paiement.

• En cas de paiement en espèces, placer d'abord l'argent dans la caisse enregistreuse.

• Compter la monnaie au client

• Remise du ticket de caisse enregistreuse

Même si la plupart des logiciels de caisse enregistreuse disposent de calculateurs de rendu de monnaie, cela ne fait pas de mal si tu peux calculer la différence pour le rendu de monnaie par sécurité.

Astuce pour rendre la monnaie

Pour maintenir tes compétences en calcul mental, il existe aussi des jeux de retour d'argent en ligne comme le ≪jeu de caisse retour d'argent≫. Ainsi, tu évites aussi les mauvaises surprises sur ta caisse enregistreuse : Dans ce cas, le solde de caisse enregistreuse théorique ne correspond pas au solde de caisse enregistreuse réel. Informe-toi dans ton entreprise sur la manière dont sont gérées les différences de caisse enregistreuse. Si le contrat de travail prévoit ce que l'on appelle le manque à gagner, la différence de caisse enregistreuse est répartie entre les collaborateurs. D'un point de vue juridique, la responsabilité n'est engagée que si une négligence moyenne peut être prouvée.