Les caisses enregistreuses sont elles obligatoires

Une caisse est un élément important dans une entreprise. Qu'il s'agisse d'un commerce de détail, d'un restaurant ou d'une entreprise de services, un point de vente est nécessaire. La plupart du temps, ce point de vente est constitué par la caisse ou la caisse enregistreuse. En Allemagne, il est obligatoire d'avoir une caisse enregistreuse, mais l'article suivant explique ce qu'il en est en France.

Y a-t-il une obligation?

Contrairement à d'autres pays européens, il n'y a pas d'obligation de caisse enregistreuse en France. En Allemagne, celle-ci a certes été reportée en raison de l'absence de possibilité de remise électronique, mais cette obligation sera tôt ou tard imposée.

Il n'y a pas non plus d'obligation de fournir des justificatifs en France. Les entrepreneurs sont également autorisés à tenir un livre de caisse manuscrit.

Prescriptions relatives au système de caisse

Bien qu'il n'y ait pas d'obligation directe de caisse enregistreuse, qui implique en quelque sorte quelques normes de sécurité, les principes de l'ISCA doivent être respectés. Les quatre principes sont:

• Immuabilité (Inalterability)

• Sécurité (Security)

• Stockage des données (Conservation)

• Archivage (Archiving)
  
  

Certifier ou attester?

Dans la mesure où ces quatre principes ont été respectés, la caisse et le système de caisse correspondant sont conformes à la loi. En outre, la mise en œuvre des quatre principes laisse une marge de manœuvre relativement importante. Seules certaines exigences techniques minimales sont imposées à la caisse.

Pour pouvoir prouver au législateur qu'une caisse sûre et conforme est utilisée, il faut certifier la caisse ou délivrer une attestation de conformité. Mais quelle est la meilleure certification de conformité à choisir ? Car il est important de se rappeler que toutes les certifications ne sont pas reconnues par l'État.

Les certificats de conformité conformes à la loi de finances du 1er janvier 2018 sont:

• La norme NF525, délivrée par l'AFNOR

• Le LNE

• L'auto-certification délivrée par les éditeurs de logiciels

Si la conformité de la certification n'était pas correcte ou même inexistante lors d'un contrôle correspondant, vous risquez une amende de 7.500 € pour chaque caisse dans votre propre entreprise.

Pour ne pas risquer cette lourde amende et s'assurer que la certification est conforme à la nouvelle loi, il convient de se fier aux certifications NF525 et LNE.

Tester

Il est possible pour une entreprise de se déclarer "conforme à la loi". C'est probablement la variante la plus simple pour être fidèle aux exigences de la loi. Il faut remplir un formulaire, le signer et le remettre à l'opérateur de la caisse.

L'avantage est que l'ensemble de la procédure est rapide et simple. De plus, ce type d'audit est moins coûteux et les modifications du système de caisse peuvent être effectuées à tout moment. Il existe toutefois certains inconvénients. Le respect des principes de l'ISCA doit être mis en œuvre par l'entreprise elle-même, ce qui peut entraîner des erreurs passibles d'une amende. Cela commence par des amendes très élevées et peut même se terminer par une peine de prison.

Certifier

Certains systèmes de caisse doivent être certifiés et d'autres ne veulent pas prendre la responsabilité de l'auto-test et font donc contrôler les caisses par un organisme indépendant. Pour cela, il existe deux organisations françaises pour l'obtention d'un certificat.

• Infocert:

  Cette entreprise propose une certification qui aboutit à l'autorisation d'utiliser la marque "NF-525" dans les relations commerciales quotidiennes.

  Cette entreprise privée est responsable vis-à-vis de l'AFNOR et du COFRAC et contrôle la caisse. Ce contrôle, ou audit, est réalisé par deux auditeurs indépendants et dure entre 2 et 5 jours. Après le premier audit, le système de caisse est soumis chaque année à un nouvel audit.

  

• LNE:

  Cette entreprise est une institution publique qui propose également une certification. Ici aussi, un certificat est délivré à la fin et un sceau est en outre mis à disposition pour l'utilisation quotidienne.

  Ici aussi, le processus de certification se termine par un audit réalisé par deux auditeurs indépendants. Cette procédure dure environ trois jours.

  Cette entreprise contrôle également le système de caisse certifié à un rythme annuel. Mais ici, seules les modifications apportées au système ou les adaptations nécessaires à une situation légale modifiée sont contrôlées. Un audit complet n'est nécessaire que si le système POS a subi des modifications importantes.
  
  

Pas une obligation, mais un luxe

Comme nous l'avons déjà mentionné, l'utilisation d'une caisse enregistreuse ou d'un système de caisse moderne n'est pas une obligation mais constitue un soutien important dans le quotidien de l'entreprise. En effet, non seulement les données/transactions sont enregistrées en toute sécurité et à la satisfaction du législateur, mais ces solutions de caisse offrent également de nombreux avantages pour chaque entreprise. Les caisses modernes ne soutiennent pas seulement le processus de paiement, mais permettent également de partager les factures, disposent d'un fichier clients intégré et, pour la restauration, d'un système de planification des tables. Il y a bien sûr bien d'autres fonctions, mais les offres varient d'un fabricant à l'autre.

En tant qu'entrepreneur, il faut donc déjà opter pour un système de caisse qui respecte les quatre principes mentionnés ci-dessus et qui soutient le travail quotidien. Ce n'est pas une obligation, mais un complément et un soutien pour l'entreprise.