Alles was du über die Registrierkassenpflicht in Österreich wissen musst haben wir dir in diesem Artikel zusammengefasst.
Finanzamtkonforme Registrierkassa
Einzelaufzeichnungspflicht, Belegerteilungspflicht Manipulationsschutz und Signaturerstellung, wenn es um die RKSV geht, herrscht bei vielen Österreichischen Unternehmen Verunsicherung. Wir haben hier die Fakten einfach und verständlich zusammengefasst und begleiten dich dir Schritt für Schritt auf dem Weg zur RKSV konformen Registrierkasse.
“Unternehmen die Umsätze von Haus zu Haus, auf öffentlichen Wegen, Strassen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, jedoch nicht in der Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten, ausgeführt werden. Das kann beispielsweise Maronibraterinnen/Maronibrater oder Betreiberinnen/Betreiber von Schirmbars betreffen.” - Bundeskanzleramt-Österreich
Was muss eine Registrierkasse alles können?
Eine RKSV konforme Registrierkasse muss in Österreich folgende Punkte erfüllen:
- Manipulationsschutz: Dieser Schutz gewährleistet, dass niemand deine Daten nachträglich verändern kann.
- Einzelaufzeichnungspflicht: Deine Kasse muss jede Transaktion lückenlos aufzeichnen.
- Belegerteilungspflicht: Zu jeder Transaktion muss deine Kasse einen Beleg über die getätigten Barumsätze ausstellen können.
- Digital Signatur: Eine RKSV-konforme Registrierkasse gewährleistet die Unverfälschtheit deiner Kassenbons mittels einer digitalen Signatur.
- Finanzamt-konform: Dazu muss deine Registrierkasse beim Finanzamt angemeldet und verifiziert worden sein.
In drei Schritten Rechtskonform mit Paymash
1. Halte die wichtigsten Daten bereit
Für die Signierung wird zwingend die UID-Nummer oder die Steuernummer deines Unternehmens benötigt. Halte diese Daten bereit für den nächsten Schritt.
2. Zertifikat erstellen
Wir erstellen bei unserem Österreichischen Zertifikatspartner für dich ein Zertifikat. Du kannst wählen zwischen Zertifikaten für
-
10'000 Signaturen pro Jahr
-
30'000 Signaturen pro Jahr
-
Unbegrenzte Anzahl Signaturen pro Jahr
Alle Zertifikate haben eine Laufzeit von 5 Jahren. Für die Registrierung des Zertifikats benötigen wir deine UID-Nummer.
3. FinanzOnline Registrierung
Damit wir dein Paymash Kassensystem bei FinanzOnline anmelden und prüfen können, benötigen wir Zugang zu deinem FinanzOnline Geschäftskonto. Du erhältst von uns eine E-Mail mit Informationen über die Daten, die wir benötigen.
Zuerst muss bei Finanzonline das generierte Zertifikat hinterlegt werden (Eingaben --> Registrierkassen --> Registrierung einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit).
Danach wir die Registrierung von Paymash als Registrierkasse durchgeführt (Eingaben --> Registrierkassen --> Registrierung einer Registrierkasse).
3. Startbelegprüfung
Nach erfolgter Signierung deiner Paymash Registrierkasse senden wir dir eine Bestätigung zu. Deine Kasse ist nun bereit. So kontrollierst du deinen Startbeleg und überprüfst ob deine Kasse einsatzbereit ist:
- Lade die BMF Belegcheck App auf dein iPhone oder Android Gerät herunter
- Scanne den Startbeleg mit der BMF App
Für die Prüfung der Belege ist ein Authentifizierungscode erforderlich. Dieser wird nach erfolgreicher Registrierung ihrer Registrierkasse und Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit, über FinanzOnline bekanntgegeben. Die BMF-App gleicht die Daten im maschinenlesbaren Code mit den über FinanzOnline registrierten Daten ab. Das Ergebnis der Prüfung wird unmittelbar auf dem verwendeten Gerät angezeigt.
Vorgehen bei Ausfall der Registrierkasse
Wenn deine Kasse ausfällt, solltest du deine Verkäufe unbedingt auf einer anderen Kasse erfassen. Falls dies nicht möglich ist, bist du verpflichtet die Belege von Hand auszufüllen und so alle deine Geschäftsvorgänge zu dokumentieren. Sobald die Fehlerbehebung deiner Kasse erfolgreich war und die aufgezeichneten Daten nicht beschädigt wurden, kannst du den Betrieb deiner Registrierkasse wieder aufnehmen. Dabei ist wichtig, dass alle Buchungen, die während der Fehlersuche probehalber gemacht hast, als solche gekennzeichnet sind. Im unglücklichen Fall, dass du deine Registrierkasse nicht reparieren kannst, oder falls deine Daten im Datenerfassungsprotokoll beschädigt sind, musst du dir ein neues Kassensystem anschaffen. Die alten Daten solltest du aber in jedem Fall aufbewahren, auch wenn Sie beschädigt sein sollten. Jede neue Kasse muss nach dem oben beschriebenen Protokoll wieder in Betrieb genommen werden. Dauert der Ausfall deiner Kasse länger als 48 Stunden, musst du den Beginn und das Ende des Ausfalls und eine allfällige Ausserbetriebnahme innerhalb einer Woche über FinanzOnline melden. Die Verkäufe und Belege, die sich während dem Ausfall angestaut haben, musst du mit dem neuen oder reparierten Kassensystem nacherfassen. Dabei reicht es aus, auf die Belegnummer der händischen Bons bezug zu nehmen. Ein täglicher Sammelbeleg ist dafür ausreichend. Alle händischen Aufzeichnungen müssen unbedingt aufbewahrt werden.