Gesetzeskonforme Kassenbuchführung

In den vergangenen Jahren hat sich in der Kassenbuch- und Betriebsführung einiges getan. Es wurden neue Regelungen und gesetzliche Vorschriften eingeführt. Außerdem sind die gesetzlichen Anforderungen an Kassensysteme seit 2020 noch verstärkt worden. Die Kassenbuchführung ist abhängig von der Größe und der Branche deines Geschäfts. In diesem Artikel lernst du alles zum Thema Kassenbuch. Was es eigentlich genau ist, wer ein Kassenbuch führen muss und wie es aufgebaut werden sollte, erfährst du in diesem Beitrag.

Kassenbuch Pflicht

In den vergangenen Jahren hat sich in der Kassenbuch- und Betriebsführung einiges getan. Es wurden neue Regelungen und gesetzliche Vorschriften eingeführt. Außerdem sind die gesetzlichen Anforderungen an Kassensysteme seit 2020 noch verstärkt worden. Die Kassenbuchführung ist abhängig von der Größe und der Branche deines Geschäfts. In diesem Artikel lernst du alles zum Thema Kassenbuch.

Wer muss der muss

Es gibt einige Unternehmen, die ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führen müssen. Dazu gehören jegliche Betriebe, die ins Handelsregister eingetragen wurden. Auch Firmen, die zur verdoppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet sind. Eine GmbH und eine AG sind immer zur doppelten Aufzeichnung verbürgt. Ein Einzelunternehmen ist erst dann dazu verpflichtet, wenn sie über 500'000 Umsatz im Jahr machen. Zu guter Letzt müssen auch Unternehmen, die Kassenbuchpflicht erfüllen, wenn sie ein kaufmännisches Geschäft betreiben.

Wenn aber nicht zwingend ein Kassenbuch führen muss, kann man es ohnehin tun. Vor allem auch, wenn es sich um einen Betrieb handelt, der viel Bargeld einnimmt.

• Freiberufler: Grundsätzlich müssen Freiberufler und Kleingewerbe kein Kassenbuch führen. Zu Freiberuflern gehören beispielsweise Journalisten, Designer oder Berater. Die Buchführungspflicht tritt auch dann nicht in Kraft, wenn der Betrieb einen Jahresumsatz von über 600'000 Euro macht oder einen Gewinn von über 60'000 Euro erzielt. Einzig müssen sie eine Einnahme- und Überschussrechnung erstellen. Diese wird dann dem Finanzamt zur Verfügung gestellt.
  
  
• Kleingewerbe: Ein kleines Gewerbe hat ähnliche Regelungen wie Freiberufler. Nur kann bei einem Kleinbetrieb daneben die Rechtsform GmbH gewählt werden. Wenn dies der Fall ist, wäre dieses Unternehmen auch dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen, weil eine GmbH gesetzlich buchführungspflichtig ist. Außerdem sollte eine Rechtsform gewählt werden, die man nicht ins Handelsregister eingetragen muss. Zudem zählt ein Unternehmen nur dann als Kleingewerbe, wenn der Jahresumsatz unter 600'000 Euro und der Gewinn unter 60'000 Euro liegt.

Ausnahmen

Viele kleine Gewerbe, die nicht der direkten Kassenbuchpflicht unterstehen, sind in manchen Fällen trotzdem dazu verpflichtet, die einzelnen Transaktionen vollständig und korrekt aufzuzeichnen. Der Kassenbestand ist schließlich nicht nur für den Unternehmer interessant, sondern auch ein guter Indikator für den Erfolg eines Geschäftes. Wird die Kassenbuchführung vernachlässigt, würden diese Einnahmen ja nicht angegeben werden und daher würde dies als eine Form der Steuerhinterziehung gelten. Wie bereits erwähnt, gibt es aber einige Branchen, bei denen es empfehlenswert ist, sich der korrekten Buchführung anzunehmen. So zum Beispiel der Einzelhandel, die Handwerksbetriebe und das Taxigewerbe. Diese Geschäftsbetriebe nehmen noch viele Bargeld Zahlungen entgegen, um hier nicht den Überblick zu verlieren, ist das Kassenbuch führen sinnvoll.

Ausgeschlossen von der Pflicht der Kassenbuchführung sind Freiberufler und Kleingewerbe. Generell müssen Unternehmen kein Kassenbuch führen, wenn sie mehr als 600'000 Euro Umsatz im Jahr machen oder über 60'000 Euro Gewinn erwirtschaften. Diese Firmen unterliegen der einfachen Buchführung und sind daher nicht dazu verpflichtet, Kassenbuch zu führen. Bei einer solchen Firma muss nur eine Einnahmenüberschussrechnung gegenüber dem Finanzamt abgegeben werden.

So wird's richtig gemacht

Was ist ein Kassenbuch?

Ein Kassenbuch erfasst alle Bargeldbewegungen. Dazu kommen selbstverständlich die Belege, welche mit diesen Transaktionen in Verbindung stehen. Daher dient ein Kassenbuch dazu, einen Überblick über alle Einnahmen und Ausgaben als auch den Bargeldbestand zu haben.

Das Kassenbuch gehört zur Buchhaltung. Daher müssen alle anderen gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Der Endbestand des Kassenbuches wird auch in der Bilanz aufgeführt.

Handschriftliches oder digitales Kassenbuch?

Viele KMUs entscheiden sich dazu, ein Kassenbuch handschriftlich zu führen. Grundsätzlich spricht auch nichts dagegen, trotzdem muss bei der Aufzeichnung auf folgende Dinge geachtet werden:

• Handschriftlich: In erster Linie sollte man darauf achten, dass die Aufzeichnungen unveränderbar sind. Damit dies gewährleistet wird, sollten die Barzahlungen nicht mit einem Bleistift, sondern mit einem Kugelschreiber aufgeschrieben werden. Zudem sollten Fehler nicht gelöscht oder geschwärzt werden, sondern als solche markiert werden. Dann sollte anschließend ein ausgleichender und korrekter Eintrag hinzugefügt werden.
  
  Sofern diese Vorgaben eingehalten werden, kann ein Unternehmen ein Kassenbuch handschriftlich führen. Oftmals tritt die Frage auf, ob ein es auch über Excel geführt werden darf. Aufgrund des oben genannten Punktes der Unveränderlichkeit dürfen Kassenbücher so nicht benutzt werden. Denn Änderungen der Einnahmen und Ausgaben können nicht nachvollzogen werden. Einzig darf ein Unternehmen in der Praxis die Vorlage eines Excel-Kassenbuchs ausdrucken und von Hand mit einem Kugelschreiber bearbeitet werden.
  
  
• Kassenbuch Software: Die modernste Art, ein Kassenbuch zu führen, ist die mit der Verwendung einer Kassenbuchsoftware. Diese Form bringt vielerlei Vorteile mit sich. Man sollte darauf achten, dass die Software vom Finanzamt anerkannt wird sowie Online-TSE und RKSV-konform ist.
  
  Dann bringt ein solches Kassenbuch vielerlei Vorteile mit sich. Dazu gehört, dass sich alle Aufzeichnungen nicht auf einem losen Blatt Papier befindet, sondern auf einer Festplatte gespeichert wird. Die Stornierungen sind nachvollziehbar und es wird ein Überblick über die Geschäftsvorfälle ermöglicht. Ein Kassensystem, welches auch die Funktion eines Kassenbuches enthält, kann noch viel mehr als Kasse. Es gibt Kassenlösungen, die auch eine Warenwirtschaft, einen Tischplan und verschiedene weitere Funktionen anbieten. Die Übertragung der Daten ist deutlich einfacher und schneller als zuvor. Auch können die Zahlen und Statistiken einfach an den Steuerberater weitergeleitet werden. Paymash ist beispielsweise eine solche Kassenlösung.
  
  Schlussendlich ist zu sagen, dass eine Kassenbuch-Software viele Vorteile hat, die den Prozess der Kassenführung deutlich vereinfacht. Es ist rechtssicher, strukturiert und einfach in der Bedienung.

Gliederung des Kassenbuchs

Die Gliederung eines Kassenbuches wird gesetzlich in Verordnungen geregelt. Diese werden in drei verschiedenen Gesetzen festgehalten. Dazu gehört das Handelsgesetzbuch, die Abgabenordnung, das Umsatzsteuergesetz und das GoBD. Im Grunde müssen alle Bargeldeinnahmen und Ausgaben aufgeschrieben werden.

Die gesetzlichen Anforderungen sind:

• Die täglichen Aufzeichnungen

• Die Nachvollziehbarkeit - Alle Transaktionen sollten gegenüber einem Dritten innerhalb angemessener Zeit nachvollziehbar sein

• Korrektheit und Unveränderbarkeit

• Aufbewahrungspflicht - Die Kassenbücher und Rechnungen, müssen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden

Nebst diesen vier notwendigen Punkten gibt es auch einige andere Details, auf die geachtet werden sollte:

• Die Transaktion sollte spezifisch gekennzeichnet werden (Einnahme oder Ausgabe?)

• Die Höhe des Betrages und die Währung der Transaktion

• Das genaue Datum und die Belegnummer

• Der Umsatzsteuersatz (in %) und der Umsatzsteuerbetrag

• Endbestand der Kasse
  
  

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