Die Zukunft heisst Cloud Kassensystem

Inzwischen gibt es viele Cloud-Kassensysteme – und das bringt weitere Vorteile für Unternehmen. Aber wie steht es um die Datensicherheit?

von Emily Weber
erstellt am 23.01.2022

Fast täglich stolpert man über den Begriff "Cloud". Aber was steckt hinter einer App mit dem Wolkensymbol ? Die Cloud ist im Grunde genommen eine enorm große Festplatte, welche Daten, Fotos oder Dokumente speichert. Über das Internet erhältst dann Zugang zu dieser Festplatte. Die Cloud gibt es schon länger, doch erst durch die Verwendung der Cloud-Speicherung von Smartphone-Unternehmen wie Apple wurde der Begriff auch für den Normalverbraucher alltäglich.

Doch nicht nur Apple verwendet die Cloud. Viele Unternehmen, die wir täglich be nutzen wie Netflix, Amazon und E-Mail-Dienste nutzen das Cloud-Computing . Warum sollte diese Technik also nicht auch auf eine mobile Kasse übernommen werden? Die Installation eines gewöhnlichen Kassensystems hat den Nachteil, dass eine Software vor Ort installiert werden muss. Mit einem Cloudkassensystem werden Unternehmen viel flexibler und unabhängiger. In diesem Artikel findest du alles Wissenswertes über dieses System.

Vorteile der Cloud

Vor allem im letzten Jahr ist die Verwendung von Cloud Systemen erneut um einiges gewachsen. Denn durch die vermehrte Homeofficepflicht in der Corona-Zeit plötzlich flexibler werden.

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Doch nicht nur im Homeoffice hat die Cloud Vorteile. In Branchen wie im Einzelhandel oder der Gastronomie kann diese Art von Digitalisierung vielerlei Vorteile mit sich bringen. Daher sollten auch die Anbieter von Kassensystemen schnellstmöglich die neue Technologie übernehmen sowie in ihre Software anbieten.

Die Paymash-Software ermöglicht dank dieser Technologie modernes und mobiles Kassieren. Mit dem POS-Kassensystem werden die Daten extern in einer Cloud gespeichert. Gegenüber einer gewöhnlichen Registrierkasse hat die Cloud Kasse folgende Vorteile:

Zugriff immer und überall: Die auf der Cloud gespeicherten Daten können direkt über einen Browser im Internet aufgerufen werden. Auch wenn man sich nicht in Betrieb befindet, hat man somit Zugriff auf die gespeicherten Informationen und kann sie immer und überall aufrufen.
Flexibel und und unabhängig: Bei einem Kassensystem in der Cloud werden im Normalfall keine vorgegebenen Hardwareprodukte benötigt. Es können handelsübliche Smartphones und Tablets zu funktionsfähigen Kartenlesegeräten umfunktioniert werden. Selbstverständlich gibt es aber auch Kassengeräte, welche direkt beim Anbieter der Software gekauft werden können.
Mobil einsatzfähig: Dadurch, dass die Kassensysteme mithilfe einer App auf fast allen Endgeräten funktioniert, kann das verwendete System auch für diverse Events genutzt werden. Die App von Paymash ist für iOS und Android-Geräte verfügbar und kann sowohl auf dem Smartphone als auch auf dem iPad verwendet werden.

Für das Kassieren auf Events, welche beispielsweise in der Natur stattfinden, braucht man lediglich einen mobilen Internet-Hotspot. Trotzdem kann Offline weitergearbeitet werden, da alle Relevanten Vorgänge dann vorerst auf dem Gerät gespeichert und anschliessend bei stabiler Internetverbindung wieder in die Cloud geschickt werden.
Alles auf einen Blick: Cloudbasierte Kassensysteme haben einen großen Funktionsumfang. Es ist nicht nur das Kassieren möglich, sondern meist bieten die Anbieter noch zusätzliche branchenspezifische Funktionen an, wie beispielsweise die digitale Warenwirtschaft für den Einzelhandel. Die Kassendaten werden gespeichert und bei einem Verkauf wird diese Information unmittelbar weitergeleitet und aktualisiert die Warenwirtschaft automatisch. So hat man alle Produkte im Überblick und sieht direkt, wie viele tatsächlich noch verfügbar sind.
Immer auf dem neusten Stand: Sicherlich nicht der letzte, aber ein weiterer Vorteil sind die regelmäßigen Software-Updates. Die Hersteller der Software können immer weitere Funktionen hinzufügen und Fehler durch Updates beheben. Man muss diese Updates dann nur durchführen und das System wird auf den neusten Stand gebracht. Mit einer traditionellen Registrierkasse ist all dies nicht so einfach. Da kommen durch die Wartung immer neue Auslagen auf die Unternehmer zu.

Wie funktioniert eigentlich ein Kassensystem in der Cloud?

Wie bereits erwähnt, ist die Cloud eine Art riesige Festplatte. Da sie für niemanden wirklich greifbar erscheint, sondern eben wie eine riesige Wolke im Himmel schwebt, hat sie ebendiesen Namen erhalten. Es ist eine Festplatte, welche als Online-Dateiablage dient. Die Nutzer können die Daten über das Internet auf der Datenbank ablegen und hinzufügen. Zudem gibt es die Möglichkeit, die gespeicherten Daten zu exportieren und importieren.

Da das Kassensystem von Paymash auch auf einer Cloud Lösung basiert, werden alle Daten , welche gespeichert wurden, bei einer stabilen Internetverbindung in die Cloud synchronisiert. Die Daten tauschen sich automatisch aus und werden auf allen Geräten angepasst.

Ein Praxisbeispiel könnte möglicherweise so aussehen: In einem Kleiderladen wird das Paymash-Kassensystem verwendet. Das Kassensystem für den Einzelhandel kann mit einem Online-Shop und einer Warenwirtschaft ausgestattet und erweitert werden. Im stationären Laden wird dann das letzte schwarze T-Shirt verkauft.

Sobald bezahlt wurde, wird die Zahlung auf dem Kartenlesegerät und im Cloud-System gespeichert. Solltest du offline sein, wird dieser Vorgang auf deinem Endgerät zwischengespeichert und mit der nächsten Internetverbindung in die Cloud synchronisiert. Durch die Speicherung wird die Warenwirtschaft aktualisiert und auch im Online-Shop wird vermerkt, dass dieses Produkt im Moment ausverkauft is

Keine Kompromisse bei der Datensicherheit

Beim Begriff "Cloud" gibt es viele Geschäfte, die sich davor fürchten, dass die Daten nicht sicher aufgezeichnet werden. Deswegen ist das Thema der Datensicherheit umso wichtiger. Es gibt keine Garantie, dass aufgezeichnete Daten niemals gehackt werden können. Dazu gehören bei einer Cloud Kasse sowohl alle Ver- und Einkäufe, Rechnungen und die gesammelten Kundendaten.

Man kann nur versuchen, alle erdenklichen Schritte zur Vorbeugung zu treffen. Es wäre durchaus schlecht, wenn diese Informationen, welche eigentlich im Betrieb bleiben sollten, in fremde Hänge gelangen würden. Um dies zu verhindern, muss die Datensicherheit von dem Server Inhaber gewährleistet werden. Deswegen sollte man sich vor einer Anschaffung definitiv noch mit dem Punkt der Datensicherheit auseinandersetzen.

Um schon mal eine Vorstellung der Datensicherheit zu haben, kann man sich während seiner Suche nach einer geeigneten Software darüber informieren, wo sich das Rechenzentrum des Herstellers befindet. In der EU und der Schweiz herrschen strengere gesetzliche Sicherheitsrichtlinien als beispielsweise in asiatischen Ländern.

Beim Paymash-Kassensystem werden deine Daten auf einem Server in der Schweiz gespeichert. Diese garantiert eine gesetzeskonforme Speicherung und Handhabung deiner Daten . Die Vorgaben in der Schweiz sind äquivalent zu den Vorschriften aller EU-Länder. Zudem verspricht Paymash die höchsten Qualitätsstandards und SSL-Verschlüsselung, damit alle deine Daten rundum geschützt sind. Übrigens: Auch Kleinunternehmer profitieren von dieser Art von Kassensystem .

Regelmässige Updates für ein sicheres Kassensystem

Ein Cloud-Kassensystem ist grundsätzlich sicher. Jedoch sollten die Verwender die regelmäßigen Updates auf jeden Fall installieren. Die Kassensoftware wird immer wieder durch Updates optimiert und neue Sicherheitsstandards werden integriert. Diese Updates haben definitiv ihre Sicherheitsgründe und sollten daher nicht ignoriert werden.

Zum Beispiel wird unsere Kassensoftware regelmäßig überarbeitet. Zum einen, um neue Funktionen für verschiedene Branchen zur Verfügung zu stellen und Sicherheitslücken in den Apps zu schließen. Zum anderen können somit kleine Fehler ausgebessert werden und im Falle einer Gesetzänderung werden die Veränderungen direkt durch ein Update angepasst, ohne dass sich unsere Kunden selbst darum kümmern müssen.

Außerdem bringen Cloud Kassensysteme auch einen finanziellen Vorteil mit sich. Bei traditionelleren älteren Registrierkassen konnten die Kassensoftwares nicht per Knopfdruck auf den neusten Stand gebracht werden. Eine neue Software wäre mit viel Aufwand und Zeit verbunden. Bei einer Cloud Kasse ist dies anders. Regelmäßig können neue Funktionen hinzugefügt und Sicherheitsstandards angepasst werden, ohne sich ein neues Gerät zulegen zu müssen.

Ein Cloud System muss nicht teuer sein

Viele vermuten, dass cloudbasierte Kassensysteme aufgrund der ausgereiften Technologie sehr teuer sind. Dem ist aber nicht so. Denn das Preis-Leistungs-Verhältnis ist bei einem solchen Kassensystem herausragend. Viele Anbieter von einer solchen Kassensoftware verlangen eine monatliche Gebühr für die Nutzung der Software.

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Die Vermutung liegt daher nahe, dass sich die Kosten ja dann über einen längeren Zeitraum ansammeln und anschließend häufen. Anstatt sich einmal ein stationäres Kassensystem anzuschaffen. Doch bei s olchen Registrierkassen fallen regelmäßige K osten für den Support und die Wartung an. Bei Cloud Kassensystemen sind Support und Software-Updates inklusive. Bei der Beachtung dieser Punkte kann davon ausgegangen werden, dass eine Cloud Kasse in der Regel sogar günstiger ist als ein traditionelles Kassensystem.

Auch bei Paymash ist Support und Wartung in den Lizenzkosten verrechnet. Tipps zur Handhabung der Kasse werden in der kostenlosen Demo gezeigt und erklärt. Zudem sollte Hilfe benötigt werden, kann das Support-Team kontaktiert werden. Die Preise zu unseren Kassensystemen und den Lizenzen werden transparent offengelegt. Bei Paymash wird Loyalität zudem belohnt. Je länger die Kassenlösung von Paymash verwendet wird, desto weniger kostet die Lizenz.

Fazit

Ein Kassensystem in der Cloud hat viele Vorzüge. Man kann immer und von überall auf der Welt auf die in der Cloud gespeicherten Massendaten zugreifen. Das Einzige, was man benötigt, ist ein PC, Smartphone oder iPad sowie einen Browser, um ins Internet zu gelangen. Das Kassensystem ist mobil und lässt sich auch auf mehreren Geräten gleichzeitig nutzen. Bei den meisten Anbietern, unter anderem auch bei Paymash, ist das Verwenden der Software mit nur einer Lizenz auf allen Kassengeräten möglich. Somit sparst du wertvolle Ressourcen und alles ist dort, wo es sein sollte.

Zudem sollte man sich vor der Anschaffung eines Cloud-Systems über den Support, die Wartung und die benötigten Updates informieren. Falls diese nicht in der Lizenzgebühr enthalten sind, ist die Entscheidung definitiv noch einmal zu überdecken. Eventuell sollte man sich dann nach einer anderen Software umschauen, indem diese enthalten sind.

Hier gibt es mehr Informationen über das DATEV Kassensystem, mit welchen sich relevante Daten digital direkt an den Steuerberater übermitteln lassen.

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Sich über den Standort des Rechenzentrums zu informieren kann auch Vorteile mit sich bringen, wenn es um die Datensicherheit geht. Nicht an jedem Ort herrschen dieselben Regeln und gesetzlichen Vorschriften wie in der EU und der Schweiz. Die Schweiz und die EU teilen dieselben Sicherheitsstandards, um die Sicherheit der Massendaten weiterhin aufrechtzuerhalten. Zudem sollte das Kassensystem regelmäßig mit Updates und Wartungen gepflegt werden. So werden Sicherheitslücken eliminiert und der Entstehung von neuen Lücken wird vorgebeugt.