Was kostet ein Kassensystem?

Bei der Gründung eines Unternehmens muss nicht nur auf einiges geachtet werden, sondern es müssen auch einige Tools und Geräte gekauft oder gemietet werden. So beispielsweise auch bei Kassensystemen. Doch welches Kassensystem und welche Software passt am besten zu deinem Unternehmen? Bei der Anschaffung sollte auf gewisse Aspekte geachtet werden, um die Entscheidung zu vereinfachen. Dazu gehört sowohl der Preis des Systems, aber auch die angebotenen Funktionen, sprich die Leistung. Alles was du wissen musst, um eine Entscheidung treffen zu können, findest du in diesem Artikel.

Registrierkassen 2022

Die Finanzämter führen immer wieder neue Regelungen und Gesetze für Kassen ein. Dazu gehört beispielsweise auch die TSE-Pflicht für elektronische Kassen. Bevor man sich für eine Registrierkasse entscheidet, sollte man sich darüber informieren, welche Anforderungen ein solches Kassensystem erfüllen soll.

Die TSE-Pflicht ist eine davon. Eine TSE fähige Kasse garantiert, dass deine Daten sicher aufgezeichnet werden und außerdem im Nachhinein nicht mehr manipuliert werden können. Auch müssen Unternehmer, die noch eine offene Kassenlade verwenden, alle Transaktionen exakt aufführen, sodass das Finanzamt alles genau nachprüfen kann. Geschäfte, welche viele Bargeldeinnahmen verzeichnen, müssen ein ordentliches und vollständiges Kassenbuch führen.

Es gibt Registrierkassen, die mittlerweile nicht mehr verwendet werden dürfen, da sie die aktuellen Auflagen nicht erfüllen. Daher gibt es zu beachten, dass falls eine neue Anschaffung ansteht, auf die Beglaubigung des Finanzamts und gewisse Zertifizierungen (wie zum Beispiel die TSE-Zertifizierung) geachtet werden sollte. Falls diese Informationen nirgends auf der Webseite des Herstellers aufgeführt werden, sollte noch einmal spezifisch danach gefragt werden.

Das Kassensystem für deine Branche

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Bedürfnisse und Wünsche. Daher versuchen wir mit abweichenden Funktionen für die diversen Branchen genau auf diese Anforderungen einzugehen. Grundsätzlich muss eine Kasse "nur" Kassieren können, doch moderne Registrierkassen können noch viel mehr. Im besten Fall vereinfachen sie den Geschäftsalltag, sparen Zeit und steigern den Umsatz. Daher ist es wichtig, auch auf die gebotenen Funktionen zu achten.

Einzelhandel

Im Einzelhandel kann es nützlich sein, den Zahlungsvorgang hin und wieder etwas zu beschleunigen. Denn eine lange Schlange an der Kasse kann den einen oder anderen Kunden verärgern. Daher sollte das Kassieren mit nur wenigen Klicks möglich sein. Nebst einer schnellen Zahlungsabwicklung ist eine automatische Warenwirtschaft für Einzelhändler gern gesehen, ob im Online-Shop oder im stationären Handel. Sobald ein Verkauf verzeichnet wird, aktualisiert sich der Lagerbestand und wird automatisch angepasst. So ist es möglich, den Überblick über die Produkte und Ware nicht zu verlieren. Eine zusätzliche Funktion im Einzelhandel ist die Möglichkeit, Gutscheine anzubieten. Diese können bequem von zu Hause aus oder im Laden gekauft werden und anschließend entweder verschenkt oder selbst eingelöst werden.

Viele Anbieter bieten solche Vorteile, manche allerdings nicht. Falls du also auf der Suche nach einer neuen Kasse oder einem neuen Kassensystem bist, dann informiere dich zu deinen gewünschten Funktionen.

Gastronomie

Die Gastronomie ist eine schnelllebige und oftmals auch hektische Branche. Vor allem ist der Erfolg eines Restaurants stark von der Performance abhängig. Sind die Gäste zufrieden, kommen diese wieder. War der Service schnell, aber trotzdem alles korrekt und in einer einwandfreien Qualität, zeigen sich viele Besucher beim Bezahlen der Rechnung großzügig.

Daher ist es wichtig, als Gastronom auf ein funktionierendes System zu setzen. Statt alles bei unterschiedlichen Anbietern zu kaufen oder zu mieten, kann man sich heutzutage dann für ein passendes Kassensystem entscheiden, welches alles in einem beinhaltet.

Mit der Gastrokasse von Paymash wird dir genau das geboten. Hier hast du von der ersten Bestellung bis hin zum Tagesabschluss alles immer im Überblick. Die wichtigsten Funktionen sind der Tischplan, die Funkbonierung welche das senden von Bestellungen direkt an den Küchendrucker ermöglicht und die Möglichkeit, Rechnungen zu trennen sowie das Trinkgeld entgegennehmen.

Außerdem ist die Mobilität immer wichtiger in der Gastronomie. Moderne Kassen können sowohl mit Smartphones als auch Tablets ergänzt werden. So können Bestellungen mobil und flexibel aufgenommen werden. Auch ist das Kassieren mit Karte möglich.

Schlussendlich kann es für einen Gastronom vielerlei Vorteile bringen, wenn mehrere Mitarbeiter oder gar mehrere Restaurants mit nur einer Lizenz bedient werden können. Diese Funktion ist nicht bei vielen Kassensystem Anbietern vorhanden, aber eine, die sich für Gastronomiebetriebe durchaus lohnt.

Dienstleistung

Dienstleister sind meistens stark ausgelastet und haben daher nicht immer viel Zeit, sich um die Bürokratie zu kümmern. Durch eine unterstützende Kassensoftware wird der Büroalltag im besten Fall erleichtert.

Viele Softwares ermöglichen ein übersichtliches Dashboard. Da sind alle Daten abrufbar und durch die Cloud-Lösung kann auf diese Informationen immer und überall zugegriffen werden. Zudem können auch Rechnungen und Angebote über das System erstellt werden. Je nach Anbieter sind dort bereits Vorlagen für Rechnungen vorhanden, die eventuell noch mit dem eigenen Logo ergänzt werden können. Die Daten sollten auch exportierbar sein, um diese an den Steuerberater weiterzuleiten. Somit wird Zeit gespart.

Cloudbasierte Kassensoftware

Die verschiedenen Funktionen einer Kassensoftware wurden nun bereits deutlich veranschaulicht. Doch jetzt gilt noch zu klären, was genau ein cloudbasiertes Kassensystem ist. Denn viele Registrierkassen basieren heutzutage auf einem solchen System.

Die Cloud ist grundsätzlich nichts anderes als eine externe Festplatte, welche Informationen speichern. Bei einem cloudbasierten Kassensystem ist es eben so, dass alle Transaktionen in der Cloud gespeichert und aufgezeichnet werden. Durch diese Technik ist es möglich, jederzeit und überall auf die Daten beziehungsweise das Dashboard des eigenen Unternehmens zugreifen zu können. Nicht nur das, sondern so ist es oftmals auch möglich, das Kartenterminal trotz fehlender Internetverbindung zu verwenden. Basiert die gewählte Software nämlich auf einem Cloud-System, können die getätigten Transaktionen auf den Terminals zwischengespeichert werden und anschließend bei einer wieder vorhandenen stabilen Verbindung zum Internet in der Cloud gespeichert werden. Zu guter Letzt ermöglicht dieses System auch das sichere und unveränderbare Aufzeichnen aller erfassten Daten.

Da viele bei dem Wort "externer Datenträger" oftmals ein wenig eingeschüchtert sind und sich sorgen um ihre Daten machen, können wir ein wenig Abhilfe schaffen. Die meisten Kassensystem Anbieter halten sich an alle vorgegebenen Maßnahmen des Finanzamtes und sind auch zertifiziert. Das Paymash-Kassensystem hat sowohl die Beglaubigung durch das Finanzamt als auch die KassenSichV Zertifizierung. Bei diesen Auszeichnungen musst du dir keinesfalls sorgen, um deine Daten machen.

Alles was ich brauche

Um eine vollständige Kasse zu besitzen, braucht man noch mehr als nur eine Software. Geräte beziehungsweise Bestandteile einer Kasse sind beispielsweise die Folgenden:

• Geldschublade: Eine Kassenschublade wird verwendet, um das Bargeld sicher zu verstauen.

• Belegdrucker: Hier gibt es sowohl mobile als auch stationäre Belegdrucker. Für den Gastronomiebetrieb wird ein sogenannter Küchendrucker benötigt, dieser ist speziell für die Temperaturen in der Küche konzipiert.

• Kartenlesegerät: Ein Kartenlesegerät wird benötigt, um Zahlungen mit der Karte entgegenzunehmen. Auch hier werden mobile Terminals bevorzugt, denn sie können vor allem in einem Restaurant handlich eingesetzt werden.

• Barcodescanner: Dieser wird vor allem im Einzelhandel benötigt. Neue moderne Scanner können nebst den gewöhnlichen Barcodes auch QR-Codes scannen. Preislich ist ein solcher aber dann teurer.

Das sind sicherlich die wichtigsten Geräte für ein vollständiges Kassensystem inklusive Hardware. Wenn man sich allerdings die Entscheidung einfacher machen möchte, gibt es viele Unternehmen, die Bundles anbieten. Hier ist sowohl die Software als auch verschiedene Geräte in einem erhältlich und bei manchen Firmen werden diese Bundles direkt an die Branche der jeweiligen Unternehmen angepasst.

Kosten

Nun zur alles entscheidenden Frage - Wo liegt der Kostenpunkt?

Die Frage nach den Kosten ist nicht so einfach zu beantworten, denn je nach Funktionen und dahinter steckender Technik sind die Geräte entweder billiger oder eben teurer. Damit man sich aber einen Überblick verschaffen kann, gibt es eine ungefähre Preisspanne, in denen sich die verschiedenen Geräte bewegen.

Eine Kassensoftware beläuft sich je nach Anbieter und Funktionen auf circa 20-120 Euro. Eine moderne Kassenlade kann ab circa 300 Euro ergattert werden. Ein Belegdrucker (mobil) beläuft sich des Öfteren auf 200-600 Euro. Kartenterminals variieren sehr stark im Preis. Ein paar Können mehr und ein paar weniger. Die Preisgünstigen starten bei ungefähr 50 Euro und die kostspieligeren Geräte können gerne bis zu 700 Euro kosten. Auch der Barcodescanner kann in den unterschiedlichsten Preisklassen ergattert werden. Grundsätzlich liegen die Preise irgendwo zwischen 20 und 600 Euro. Die Scanner in einem Supermarkt allerdings kosten noch einmal bedeutend mehr. Hier muss man mit mindestens 2000 Euro rechnen.

Mieten oder Kaufen

Anhand der Preise ist bereits zu erkennen, dass ein Kassensystem inklusive Kassenhardware ein kostspieliges Unterfangen ist. Daher gibt es die verschiedensten Zahlungsmöglichkeiten. Denn vor allem bei Geräten wird oft überlegt, ob diese nur gemietet statt verkauft werden. Natürlich gibt es für beide Punkte rechtfertigende Argumente.

Wenn die Systemkasse gemietet wird, hat man zu Beginn nicht gleich enorme Ausgaben. Sowohl die Geräte, aber auch das Kassensystem ist somit flexibler zu steuern und man kann sich eventuell, falls man unzufrieden ist, einfacher und vor allem kostengünstiger nach einer Alternative umsehen. Zudem ist zu sagen, dass wenn man sich generell fürs Mieten entscheidet, oftmals bereits gebrauchte Geräte deutlich billiger sind als neue. Trotzdem ist man hier an einen Vertrag gebunden und kann nicht jederzeit abspringen, sondern man muss sich an die Fristen halten. Obwohl vielleicht zu Beginn nicht gleich hohe Ausgaben anfallen, muss man bei einem Mietvertrag mit monatlichen Kosten rechnen, welche sich auf ein Jahr summieren. Je nach Anbieter sind so die Systeme deutlich teurer als bei einem einmaligen Kauf.

Beim Kauf von Geräten fallen einmalig höhere Kosten an. Trotzdem gehören die Geräte dann einem selbst. Zudem muss man so nicht mit monatlichen Kosten rechnen und kann das Geld anderweitig investieren.

Die Entscheidung, ob mieten oder kaufen kann keinem Unternehmer abgenommen werden. Hier kommt es auf verschiedene Faktoren an, wie beispielsweise der Funktionsumfang, die Bedienung der Geräte und natürlich auch der Preis.

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