Was ist ein Kassenbuch und wer sollte es führen?

In deinem Betrieb oder besser gesagt in deiner Branche wird immer noch viel mit Bargeld bezahlt? Dann solltest du in diesem Artikel besser genaur durchlesen. Denn wer immer noch regelmäßig Bargeld-Einnahmen und Ausgaben verzeichnet, ist gewissermaßen dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Was ein Kassenbuch ist, wer es führen muss und welche formellen Vorschriften es enthalten sollte, findest du in diesem Blog Beitrag.

Was sich hinter dem Begriff verbirgt

Das Kassenbuch oder auch Kassenbericht genannt, erfasst alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens. Alle Bargeldeinnahmen und Ausgaben der Kasse müssen in diesem Kassenbuch aufgezeichnet und erfasst werden. Ein Kassenbuch kann sowohl mithilfe einer Software aber auch (vor allem für kleinere Betriebe) in Papierform geführt werden. Das ist nicht nur für das eigene Unternehmen interessant, sondern auch das Finanzamt zeigt grosses Interesse an Betrieben mit hohen Bargeldtransaktionen.

Wieso, weshalb, warum?

Was ein Kassenbuch nun ist, wurde geklärt, aber weshalb und wieso wird ein solches Buch benötigt?

Wer häufig Bargeldbeträge einnimmt, hat sich eventuell auch mal darüber Gedanken gemacht, den einen oder anderen Betrag zu unterschlagen, sprich Steuerhinterziehung zu betreiben. Um dem entgegenzuwirken, werden Unternehmen nun eben vor allem mit hohen Bargeldumsätzen dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Diese Pflicht soll das Finanzamt dahingehend unterstützen und auch die Kontrolle der Betriebe vereinfachen.

Wer muss Buch führen?

Eine Pflicht zur Kassenbuchführung gibt es nicht für alle Unternehmen. Trotzdem ist es jedem freigestellt, ob er eins führen möchte oder nicht. Es hilft wie bereits erwähnt nicht nur bei einer Prüfung durch das Finanzamt, sondern kann auch die Finanzverwaltung oder vielmehr die Buchhaltung vereinfachen.

Alle Firmen, die im Handelsregister eingetragen werden, müssen auch Buch führen. Hierbei ist es egal, ob sich die Firmen in das Handelsregister eintragen müssen oder sich freiwillig haben eintragen lassen. Auch Unternehmen, die zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet sind, müssen sich dann auch selbstverständlich zur Kassenbuchführung verpflichten. Zu guter Letzt müssen alle Unternehmen, die nach Art und Umfang einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordern, Kassenbuch führen.

Ein kaufmännischer Geschäftsbetrieb ermöglicht es einem Unternehmen abgesehen von gewählter Rechtsform und Handelsregistereintrag die Rechte und Pflichten eines kaufmännischen Betriebes zu erlangen. Falls gewisse Kriterien wie Umsatz, Vermögen, Arbeitsnehmeranzahl und Standort stimmen, kann dieser Status erlangt werden.

Ausnahmen

Ausgenommen von einer Kassenbuchführungspflicht sind vor allem Kleingewerbe und Freiberufler. Eben die Unternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und keine doppelte Buchführungspflicht haben, gehören zu dieser Ausnahme.

Der Status "Freiberufler" kann von mehreren Berufsgruppen angenommen werden. Hierbei sind Umsatz und Gewinn unwichtig. Im aktuellen Einkommenssteuergesetz kann nachgelesen werden, ob deine Branche zu den sogenannten Freiberuflern gehört.

Hingegen als Kleingewerbe kann man nur bezeichnet werden, wenn Jahresumsatz maximal 600'000 beträgt und der Gewinn die 60'000 Euro nicht überschreitet. Beim Kleingewerbe darf aber nicht eine Rechtsform gewählt werden, die in das Handelsregister eingetragen werden muss.

Stattdessen müssen diese Betriebe allerdings eine Einnahmenüberschuss-Rechnung (EÜR) erstellen. Eine EÜR ist eine einfachere Art der Gewinnberechnung für die eigene Firma.

Bestandteile eines Kassenbuchs

In einem Kassenbuch müssen alle Bargeldbewegungen aufgenommen werden. Hierbei müssen einige Formalien beachtet werden. Die folgenden Details müssen enthalten sein:

• Buchung muss als Einnahme oder Ausgabe gekennzeichnet werden

• Datum der Transaktion

• Fortlaufende Belegnummer

• Betrag

• Umsatzsteuersatz in %

• Umsatzsteuerbetrag

• Erklärender Buchungstext

• Endbestand der Kasse

"Keine Buchung ohne Beleg" - Was bedeutet, dass zu jeder Transaktion auch unbedingt ein Beleg gedruckt werden muss. Hier ist es wichtig, darauf zu achten, dass der Kassenbestand mit dem Kassenbuch übereinstimmt.

Das Kassenbuch führen ist Teil der Buchhaltung und muss sich daher auch an die gleichen gesetzlichen Vorschriften halten, wie die Buchhaltung eben auch.

Die Anforderungen

Wie bereits erwähnt, unterliegt die Kassenbuchführung mehreren Gesetzen. Dazu gehört das Handelsgesetzbuch, die Abgabenordnung, das Umsatzsteuergesetz und die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz auch GoBD genannt)“.

Die Anforderungen an ein korrektes und vollständiges Kassenbuch sind die folgenden Punkte:

• Regelmäßige (tägliche) Aufzeichnung

• Nachvollziehbarkeit (Keine Buchung ohne Beleg)

• Ordnung und Unveränderbarkeit

• Aufbewahrungspflicht (Belege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden)

• Elektronische Kassenbücher

Digital oder handschriftlich?

Bei kleineren Unternehmen, die weniger große Beträge einnehmen, kann es funktionieren, ein Kassenbuch auch handschriftlich zu führen. Mittlerweile sind aber viele Kassensysteme auch mit einer Kassenbuch Software versehen. So kann alles direkt eingetragen werden und es ist keine manuelle Übertragung mehr notwendig.

Aufpassen sollte man allerdings, wenn man sein Kassenbuch mithilfe einer Excel-Tabelle führt. Diese ist nämlich veränderbar und erfüllt somit nicht die Anforderungen, welches ein Kassenbuch mitbringen sollte.