Einen Betrieb in der Branche des Einzelhandels zu führen oder einen Online Shop zu betreiben, erfordert eine organisierte Warenwirtschaft. Welche Aufgabe hat eine Warenwirtschaft? Und ist ein automatisiertes Wirtschaftssystem besser? Mehr dazu findest du in diesem neuen Blog.
Welche Aufgabe hat die Warenwirtschaft?
Die Warenwirtschaft hat vielerlei Aufgaben. Dazu gehört nicht nur der Wareneingang und Ausgang, sondern auch die Beschaffung der Waren, die Lagerung und der Bestand der Waren und selbstverständlich auch der Vertrieb der eigenen Waren.
Umfassend gilt zu sagen, dass die Warenwirtschaft zuständig für die materielle Liquidität eines jeden Unternehmens ist.
Hierfür kann man sich auch die 6 R’s merken. Zur Verfügung muss immer das
- richtige Produkt,
- zur richtigen Zeit,
- am richtigen Ort,
- in der richtigen Menge,
- dem richtigen Preis,
- und der richtigen Qualität sein.
Die Vorteile einer automatischen Lagerverwaltung
Früher kostete die Lagerverwaltung noch Unmengen an Zeit. Das Lager musste regelmäßig gezählt werden. Der Wareneingang und Ausgang wurde meist handschriftlich festgehalten, jedoch sind bei solchen Prozessen Flüchtigkeitsfehler bereits vorprogrammiert. Mit der Kassensicherheitsverordnung (KassenSichV) wurde die Automatisierung von Kassen und Kassensystemen vorangetrieben. In diesem Zuge wurde auch die automatische Lagerverwaltung nach und nach immer beliebter. So wird das aufwendige Zählen und das unübersichtliche Vermerken von Warenverkauf oder eben auch Beschaffung erleichtert. Nebst dem ist die Lagerverwaltung mit einem Onlineshop noch einmal deutlich komplizierter und erfordert doppelte Aufmerksamkeit und Genauigkeit. Gerade deswegen ist eine automatische Lagerverwaltung vorteilhaft.
Die spezifischen Vorteile einer automatischen Lagerverwaltung sind aber die folgenden:
- Eine strukturierte Lagerhaltung
- Genaue Auswertung der Gesamtlagerbestände
- Lagerbestände können optimiert werden
- Mehrere Verkaufskanäle in einem
- Zuverlässige und zentrale Datenbank
- Zeitsparende Abwicklung von Bestellungen, Rechnungen, Angeboten etc.
- Reduzierung von Fehlerquellen
Unterschiedlichsten Arten
Es gibt verschiedene Arten von Warenwirtschaften. Grundsätzlich lassen sie sich in zwei Kategorien unterteilen. Nach dem Grad der Spezialisierung und dem Funktionsumfang.
Die Differenzierung nach Spezialisierung:
- Standardsoftware: Dies ist branchenübergreifend gestaltet und daher auch geringere und kalkulierbare Kosten.
- Branchensoftware: Branchenspezifischer und somit für das eigene Unternehmen hilfreicher.
- Individualsoftware: Die Software passt perfekt zu deinem Unternehmen. Man ist von den Herstellern unabhängig. Negativ wiegen hier die Kosten für ein solches System.
Betreffend des Funktionsumfangs differenziert man drei verschiedene Kategorien:
- Geschlossenes Warenwirtschaftssystem: Darin sind die Kernprozesse der Warenwirtschaft enthalten und werden dann mit der entsprechenden Software auch abgedeckt. Bei einem geschlossenen Warenwirtschaftssystem müssen die folgenden Elemente vorhanden sein:
- Warenein- und ausgang
- Disposition
- Bestellwesen (inkl. Bestellabwicklung und Bestellüberwachung)
- Verkaufsabwicklung
- Informationssystem
- Offenes Warenwirtschaftssystem: Das ist der Fall, wenn eines der oben genannten Elemente nicht vorhanden ist.
- Integriertes Warenwirtschaftssystem: Dieses System beinhaltet die oben genannten Elemente, kann allerdings noch mit weiteren Funktionen oder Systemen angebunden werden.
Anbindung an das Kassensystem und E-Commerce
In vielen Kassensystemen ist bereits eine Lagerverwaltung enthalten, doch oftmals ist es nicht möglich, die Lagerverwaltung mit dem Kassensystem oder einem Onlineshop zu verbinden.
Herausfordernd sind hier die unterschiedlichen Lager. Damit eine Anbindung an einen Online Shop funktionieren kann, muss man das Lager des Online Shops mit dem Lager vor Ort kombinieren können. Der Vorteil von einer direkten Anbindung ist, dass die eigenen Produkte auch noch nach Ladenschluss online verkauft werden können, man aber nie den Überblick über das Lager und die vorhandenen Waren verliert.
Bei Paymash muss man sich um nichts mehr kümmern. Die Anbindung eines Online Shops ist ohne Probleme möglich. Die Lagerverwaltung ist in unserer All-in-One Software mit dabei und erleichtert den gesamten Arbeitsalltag im Handumdrehen.
Umstellung auf ein automatisiertes System
Die Umstellung auf ein automatisiertes System kann herausfordernd sein. Um den Übergang so unkompliziert wie möglich zu gestalten, kann man einige Dinge bei der Einführung beachten. In erster Linie ist es wichtig, dass die gesamte Umstellung strukturiert und organisiert abläuft.
- Die Ziele und Anforderungen, welche mit der Umstellung erreicht werden sollen, müssen definiert werden.
- Den richtigen Softwareanbieter für das eigene Unternehmen zu finden.
- Die Umstellung planen und terminieren - dazu gehören die Zuständigkeiten und die genauen Abläufe.
- Test-Phase. Das System muss ausführlich getestet werden.
- Wenn das System die Test-Phase überstanden hat, sollten die Mitarbeiter Schulung erhalten, um das automatisierte System richtig zu verwenden.
- Das System sollte anschließend fortlaufend aktualisiert werden, um so auf dem neuesten Stand zu bleiben.
Kosten und Tipps für das richtige Arbeiten
Die Kosten eines Warenwirtschaftssystems können nicht einfach so beantwortet werden. Der Kostenpunkt ist nicht nur abhängig von der gewählten Art des Systems, sondern auch vom Anbieter.
Es gibt Kassensysteme, die so wie das Paymash System eine Lagerverwaltung bereits integriert haben. Solche kombinierten Systeme sind meist vorteilhafter. Jedoch gibt es verschiedene Preismodelle. Solche Systeme können gemietet, gekauft oder sogar geleast werden.
Effiziente Lagerverwaltung mit Paymash
Die Lagerverwaltung von Paymash spart nicht nur Zeit, sondern unterstützt deinen Arbeitsalltag in diversen Aspekten. Doch wie funktioniert die Lagerverwaltung von Paymash.
Paymash erlaubt es dir, Produkte zu erstellen, ein Inventar zu verwalten und die Inventarliste zu exportieren. Grundsätzlich erleichtert dir die Lagerverwaltung einen einfacheren und schnelleren Umgang mit deinen Waren.
Im Adminbereich kann die Filiale gewählt werden, um die es sich handelt. Sobald die Filiale ausgewählt wurde, können Produkte hinzugefügt werden. Anschließend können die genauen Stückzahlen dieser Produkte im Adminbereich individuell eingegeben werden. Mit dieser Stückzahl wird anschließend gerechnet.
Inzwischen kann man sowohl vom Adminbereich als auch von der POS-App Zugriff erlangen. Wenn der Bestand einmal erfasst wurde, muss man sich grundsätzlich danach um nichts mehr kümmern. Jeder Kauf, egal ob online oder Offline wird automatisch in deinem Lager aktualisiert. Nicht nur das, sondern ebenso hilfreich ist die Meldung bei einem Mindestbestand. Dieser Meldebestand kann individuell angepasst werden, so kann es nicht passieren, dass du zu wenig Waren im Lager hast. Eine geordnete und zuverlässige Warenwirtschaft garantiert effizientes Verkaufen.