TSE-Kasse? Meldepflicht? Regelungen und Gesetze im Bezug auf deine Kasse können durchaus kompliziert werden. Kein Wunder, dass man da mal den Überblick verliert. Dieses Jahr endet die Übergangsfrist, Kassensysteme mit einer technischen Sicherheitseinrichtung auszustatten. Worauf man jetzt achten sollte, erfährst du in diesem Artikel.
Hintergründe
Seit dem 01.01.2020 ist die Kassensicherheitsverordnung (KassenSichV) in Kraft getreten. Um aber ältere Kassensysteme nicht von dem einen auf den anderen Tag aussortieren zu müssen, gab es eine sogenannte Übergangsfrist. Diese läuft Ende des Jahres ab. Von da an müssen auch Kassensysteme, die bisher ohne Zertifizierung, welche vom 25.11.2010 bis 01.01.2020 angeschafft wurden, über eine solche Auszeichnung verfügen.
Wieso braucht man eine TSE-Kasse?
Eine solche Kasse beinhaltet ein elektronisches Kassensystem mit integriertem Sicherheitsmodul. Mithilfe dieser Ergänzung können alle Transaktionen und Vorgänge der Kasse einwandfrei aufgezeichnet werden. Es soll verhindert werden, dass im Nachgang Daten verändert oder gar manipuliert werden. Diese Installation unterstützt vor allem das Finanzamt, denn so soll die Steuerhinterziehung minimiert werden.
Was passiert, wenn man kein TSE hat?
Wenn man nach Auslaufen der Übergangsfrist, sprich bis zum 31.12.2022 das eigene Kassensystem nicht mit dem Sicherheitsmodul ergänzt hat, droht einem eine Strafe. Bei einer Prüfung durch das Finanzamt kann über eine Gewinnschätzung die Steuer festgelegt werden. Das kann schlussendlich dann zu höheren Steuerabgaben führen. Außerdem können auch Strafen von bis zu 25´000 Euro verteilt werden. Aus diesem Grund ist es sehr zu empfehlen, sich jetzt noch um die Ergänzung zu kümmern, bevor es dann zu spät ist.
Wie lang ist die offene Ladenkasse noch erlaubt?
Die Verpflichtung, eine TSE-Kasse zu benutzen, bezieht sich nicht auf eine Ladenkasse. Diese kann auch weiterhin verwendet werden, um Bargeld-Einnahmen und Ausgaben zu verzeichnen und aufzubewahren. Sie kann daher weitergeführt werden. Theoretisch kann man von einer elektronischen Registrierkasse zu einer offenen Ladenkasse wechseln, allerdings sollte man beachten, dass eine elektronische Kasse vielerlei Vorteile mit sich bringt. Sie unterstützten nämlich nicht nur die alltäglichen Aufgaben in einem Betrieb, sondern hilft bei der Bürokratie.
Welche Pflichten gelten in der KassenSichV?
Neben der bereits erwähnten Pflicht, die technische Sicherheitseinrichtung in das verwendete Kassensystem hinzuzufügen, gibt es auch zwei andere Regelungen, welche in der KassenSichV festgelegt wurden. Zum einen die Belegausgabe-Pflicht und die Meldepflicht von elektronischen Registrierkassen. Die Belegausgabe-Pflicht beinhaltet das Aushändigen der Belege nach jeder erfolgten Transaktion. Die Kunden müssen den Bon nicht annehmen, es ist allerdings erforderlich, dass der oder die Kassierer:in danach fragt und der Beleg eben gedruckt wird. Die Meldepflicht erfordert das Anmelden aller elektronischen Registrierkassen. Da aber momentan noch die Möglichkeit fehlt, die eigene Kasse digital zu melden, wurde auch hier die Frist nach hinten verschoben.
Darauf achten die Prüfer bei einer Kassennachschau
Es kann ab und zu vorkommen, dass das eigene Unternehmen von dem Finanzamt kontrolliert wird. Man kann sich aber auf eine solche Kassennachschau vorbereiten. Seit dem 01. Januar 2018 sind unangekündigte Besuche seitens des deutschen Finanzamts möglich. Im Fokus sind vor allem Betriebe, die häufige Bargeldbewegungen verzeichnen. Grundsätzlich geht es darum zu prüfen, ob die Kassendaten korrekt und vollständig aufgezeichnet wurden.
Die folgenden drei Punkte werden von dem:r Prüfer:in genauer betrachtet:
- Vollständigkeit: Hier wird überprüft, ob alle Transaktionen vollständig gespeichert und ob irgendwelche Änderungen im Nachhinein getätigt wurden.
- Korrekte Zuordnung: Die Differenzierung zwischen Einnahmen und Ausgaben werden kontrolliert.
- Zeitliche Einordnung: Diese Kontrolle dient vor allem auch der Buchhaltung. Die Belege sollten zeitlich sortiert werden können, daher werden die Einstellungen hierfür von den Prüfer:innen kontrolliert.
Um eine potenzielle Strafe zu verhindern, kann man bereits im Voraus auf einige Dinge achten. So zum Beispiel kann es helfen, von Anfang an sehr ordentlich zu arbeiten und die täglich anfallenden Aufgaben wirklich jeden Tag zu erledigen und nicht immer wieder nach hinten zu verschieben. Auch wichtig ist, alle Dokumente auffindbar aufzubewahren. Wichtige Formalien sollten nicht in den Papiertürmen verloren gehen. “Organisation ist das halbe Leben” und so ist es bei einer Prüfung durch das Finanzamt. Man sollte sich vorbereiten, aber auch während der Prüfung freundlich und anständig gegenüber dem:r Prüfer:in sein und bestmöglich kooperieren. So wird die Kassennachschau garantiert ein Erfolg.
Ab dem 31.12.2022 sollte ebenfalls darauf geachtet werden, dass die eigene Registrierkasse TSE-fähig ist. Denn nur so kann man eine verhältnismäßig hohe Geldstrafe vermeiden.
Wie funktioniert die TSE bei Paymash?
Bei Paymash sind die Kassen cloudbasiert. Das bedeutet, dass alle Transaktionen in einem externen Datenträger gespeichert werden. Dieser Datenträger auf einem Server nennt sich die Cloud. Mit dieser Technologie wird ermöglicht, dass man immer und überall auf die Transaktionen und gespeicherten Daten zugreifen kann. Zudem sind die Paymash-Kassen zertifiziert und vom Finanzamt beglaubigt.
Das sind die Vorteile eines Cloud-Kassensystems
Das Gegenstück zum hardwarebasierten System ist das Cloud-Kassensystem. Die hardwarebasierte Lösung speichert die Daten auf einem zusätzlichen Medium, wie beispielsweise ein USB-Stick oder eine SD-Karte. Diese Variante ist anfällig für technische Störungen. Zudem müssen regelmäßige Updates durchgeführt werden. Falls es technische Komplikationen gibt, passiert es leider nicht allzu selten, dass der Techniker vor Ort kommen muss.
Bei einer Cloud basierten Kassenlösung werden alle Daten automatisch in der Cloud gespeichert. Diese Form geht schneller, unkomplizierter und ist unter anderem auch ortsunabhängig. Software-Updates können ohne zusätzliche Kosten oder einen weiteren erheblichen Aufwand auf das Kassensystem drauf gespielt werden. Zudem sind solche Kassensysteme als App verfügbar. Somit können sie unkompliziert auf Smartphones und Tablets geladen werden, wodurch geringere Anschaffungskosten anfallen.
Die Vorteile eines Cloud-Kassensystems im Überblick:
- Flexibel einsetzbar
- Ohne Internetverbindung nutzbar
- Automatische und regelmäßige Updates
- Individuell erweiterbar
- Garantierte Datensicherheit
- Zugriff immer und überall