Zu den tagtäglichen Aufgaben eines jeden Unternehmens gehört der tägliche Kassenabschluss. In diesem Artikel lernst du die wichtigsten Regeln und das richtige Vorgehen bei einem Tagesabschluss.
Täglich grüßt das Murmeltier. Der Tagesabschluss in einem Laden ebenso. An jedem Tag, an welchen Transaktionen verzeichnet werden, ist ein sogenannter Kassenabschluss ein Muss. Wie man einen solchen Abschluss regelkonform durchführt und wie Paymash das Prozedere vereinfacht, erfährst du in diesem Blog Beitrag.
Was ist ein Tagesabschluss bei einer Kasse?
Vor allem für Unternehmen, die in der Einzelhandelsbranche tätig sind, gehört diese Aufgabe zum Tagesgeschäft. Ein solcher Abschluss ist ein tagesaktueller Umsatzbericht. Hierbei werden am Ende eines jeden Tages, an dem Umsätze beziehungsweise Transaktionen verbucht wurden, die Ist- und Sollbestände ermittelt. Die Differenz dieser zwei Beträge bezeichnet man als sogenannte Bestandsunterschiede.
Aus wirtschaftlicher Sicht ist es vor allem wichtig, dass die Einnahmen stimmen. Die Kassenabrechnung dient dahingehend auch als Kontrollinstrument. Insbesondere bei Differenzen gilt es, den Grund für Ungereimtheiten auf die Schliche zu kommen und die Herkunft zu identifizieren.
So führst du einen Tagesabschluss durch
Die aktuellen Kassenrichtlinien verpflichten die Unternehmen, einen solchen Abschluss durchzuführen. Daher gilt zu sagen, dass der Kassenbericht gesetzlich vorgeschrieben ist, weil er als Grundlage für die generelle Kassenabrechnung dient.
Der tägliche Abschluss ist vor allem wichtig, um die tatsächlichen Einnahmen kontrollieren zu können. Damit das Berechnen von allen Münzen, Scheinen, Kartenzahlungen und Gutscheinen nicht zu kompliziert wird, ist eine digitale Kassensoftware eine gute Hilfestellung. So geschieht fast alles bereits automatisch und das zeitintensive Zusammenrechnen wird einem auch erspart.
Der fachlich richtige Ablauf eines Tagesabschlusses findet folgendermaßen statt:
- Zu einem gewissen Zeitpunkt (meist wenn der Betrieb geschlossen wird) öffnet man die Kasse.
- Die gesamten Einnahmen und Ausgaben der Kasse werden gezählt und erfasst.
- Die erwartete Summe wird mit der tatsächlich gezählten Summe verglichen.
- Hier sollte vermerkt werden, wie viel Bargeld in die Bank eingezahlt wird und wie viel man von dem erwirtschafteten Bargeld als “Grundstock” in der Kasse behalten sollte.
- Nachdem die Kasse wieder geschlossen ist, sollte eine übersichtliche Zusammenfassung erstellt werden. Im besten Fall sind sowohl die Bargeldmenge und auch die Kartenzahlungen darin erfasst.
Wie der Kassenabschluss mit einer intuitiven Software wie Paymash Software funktioniert, erfährst du im Anschluss. Andere Länder, andere Sitten. So ist es oftmals auch mit den Regelungen in Bezug auf Kassensysteme:
- Schweiz: Der tägliche Abschluss der Kasse gehört zum Mindestumfang jeder Buchhaltung. Die Mindestanforderungen besagen, dass man über die Einnahmen und Ausgaben sowie die Vermögenslage Buch führen muss.
- Deutschland: Hier ist es ähnlich. Der Tagesabschluss gehört zu der Devise “Keine Buchung ohne Beleg”, welche ein fester Teil der KassenSichV ist.
- Österreich: Auch in Österreich legt die Kassenrichtlinie fest, dass ein tagesaktueller Abschluss der Kasse erfolgen muss.
Was muss auf einem Abschluss drauf sein?
Neben der Pflicht, einen Tagesabschluss durchzuführen, gibt es auch gewisse Daten und Inhalte, die auf einem solchen Abschluss abgebildet sein müssen.
- Der Name des Unternehmens
- Die fortlaufende Z-Nummer - dient als Nachweis gegenüber dem Finanzamt
- Datum und Uhrzeit, an dem der Bericht erstellt wurde
- Der Gesamtumsatz
- Die Unterteilung nach Steuersätzen
- Die Storno Arten
- Die Differenzierung der Gesamtsumme nach Zahlungsweise
Das musst du tun bei einer Differenz
Es kann durchaus vorkommen, dass es zu einer Differenz von Ist- und Sollbeträgen kommen kann. Ein solcher Fehlbestand entsteht, wenn der gezählte Geldbetrag in der Kasse nicht mit den vermerkten Daten übereinstimmen. Natürlich ist dies nicht der Idealfall, daher gibt es ein paar nützliche Tipps, um die Gründe sogenannter Fehlbestände erörtern zu können.
Erkenne und vermeide die Gründe von Fehlbeständen
Damit du möglichst selten Fehlbestände verzeichnen musst, kannst du auf folgende Dinge achten:
Flüchtigkeitsfehler entstehen am häufigsten in Kombination mit Bargeldtransaktionen. Dazu gehört beispielsweise auch, dass das Wechselgeld fehlerhaft herausgegeben wird oder falsch einsortiert wurde. Hier hilft es, das Kassenpersonal zu schulen und ein Kassensystem zu verwenden, welches das Rückgeld genau benennt.
Auch das Vermerken von Zahlungsarten führt hin und wieder zu Fehlern. Daher gilt es besonders während des Kassierens aufmerksam zu sein und nicht versehentlich Bargeldzahlungen als Kartenzahlungen oder umgekehrt zu vermerken.
Ebenso können zusätzliche Entnahmen zu Ungereimtheiten im Kassenbericht führen. Oftmals passiert es, dass das erhaltene Trinkgeld eben nicht als solches verbucht wird. Dies führt auch zu verfälschten Kassenberichten. Dieser Fehler kann durch folgenden Trick ausgemerzt werden. Der fehlende Betrag könnte mithilfe der Trinkgeldkasse angeglichen werden.
Bei anderen Betrieben in Deutschland wiederum werden diese vom Gehalt abgezogen. Dieser Ausgleich aus der Tasche des Arbeitnehmers ist äußerst umstritten und des öfteren wird sich darüber gestritten, ob dies rechtmäßig sei. Oftmals ist es so, dass es in den Arbeitsverträgen eine sogenannte “Mankovereinbarung” gibt. Hier wird ein Betrag gesetzlich festgelegt, der zum Ausgleich verwendet werden kann. Falls dieser überschritten wird, kann der fehlende Betrag noch vom Gehalt abgezogen werden. Aber Achtung: Das ist wirklich nur der Fall, wenn der Arbeitnehmer grob fahrlässig handelt. Beispiel: Wenn die Kassenmitarbeiterin beim Erhalten eines großen Bargeldbetrages nicht noch einmal nachzählt. Zudem muss dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber klar die Verantwortung für die Kasse übergeben werden. Nur dann kann der Betrieb den fehlenden Betrag vom Lohn abziehen. Diese Regelungen gelten sowohl in Deutschland und Österreich.
In der Schweiz muss einem Mitarbeiter den Verlust an der Kasse klar zugeordnet werden können. Auch wenn eine Mankohaftung im Arbeitsvertrag enthalten sein sollte, ist eine solche Regelung unzulässig. Weil jeder Haftungsfall individuell beurteilt werden muss.
So funktioniert es in der Paymash Kassen App
Transaktionen und der Verkauf von Dienstleistungen, die über die Kassenapp stattfinden und dort aufgezeichnet werden, werden automatisch im Tagesbericht gespeichert. Der Tagesbericht kann auch in der App live angesehen werden und wird fortlaufend aktualisiert. Allerdings kann man über die App nur den Vortag und den heutigen Tag aufrufen. Die gesamten gespeicherten Daten können im Adminbereich abgerufen werden. Der Tagesabschluss wird automatisch immer um 00:00 Uhr geschlossen. Falls der eigene Betrieb aber erst später schließt, kann der Arbeitstag und somit auch der Tagesbericht individuell nach hinten verschoben werden.
Aus dem Adminbereich heraus kann der Tagesbericht auch exportiert werden. Die Daten können in unterschiedlichen Formaten (PDF und XLS) exportiert werden.
Grundsätzlich ist der Tagesbericht mithilfe der Kassenapp von Paymash keine Hexerei. Einmal eingerichtet werden die Tagesberichte fortlaufend gespeichert und können daraufhin individuell exportiert werden.