3 Tipps für das richtige Kassensystem für Kleinunternehmer

Was haben ein Restaurant, eine Bar, ein Modeladen, ein Blumengeschäft oder Dienstleistungsunternehmen gemeinsam? Sie alle benötigen ein Kassensystem. Doch was für Kassensysteme gibt es eigentlich? Welche Ausstattung braucht meine Kasse? Und welches Angebot passt am besten zu meinem Betrieb? Das sind Fragen, welche auftauchen können bei der Suche nach einem geeigneten Kassensystem. Dieser Artikel soll dir als Leitfaden dabei helfen, ein passendes System zu finden.

Grundsätzlich ist zu sagen, dass ein Kassensystem dringend notwendig ist, um in erster Linie überhaupt verkaufen zu können. Ohne eine geeignete Kasse können sämtliche Transaktionen nicht aufgezeichnet werden und die Kunden können nicht für die erhaltene Dienstleistung bezahlen.

Automatisierte Kassensysteme können die gesamte Administration von Unternehmen erleichtern. Schauen wir uns das Beispiel "Warenwirtschaft" näher an. In einem solchen POS-System hinterlege ich bei jedem Artikel einen Warenwert sowie die Anzahl der verfügbaren Produkte im Lager. Wenn ich jetzt ein Produkt über eine solche Kassensoftware verkaufe, aktualisiert mir das System automatisch den Warenbestand und überträgt mir den Rest-Warenwert in die Kassenbuchhaltung. Dabei spielt es keine Rolle, ob ich direkt im Laden oder über meinen Online Shop verkaufe.

Die meisten solcher Systeme verfügen über eine Cloud Speicherung. Somit hast du jederzeit auf die maßgeblichsten Kennzahlen von überall zugriff. Mit einer solchen Automation sparst du nicht nur unnötige Arbeitszeit, sondern kannst die Ressourcen von deinen Mitarbeitenden dort einsetzen, wo es am wichtigsten ist. Ein weiterer Vorteil von einem POS-Kassensystem sind die standardisierten Werbe-Tools. Mit einem integrierten Online Shop kannst du dir auch eine Onlinepräsenz oder ein Kundenprogramm mit den automatisierten Gutscheinen aufbauen.

Wie du siehst, können Kassensysteme helfen, mehr Umsatz zu erzielen. Vor allem weil der gesamte Verkaufsprozess automatisiert wird. So bleibt einem mehr Zeit, sich um die Kunden zu kümmern und ihr Bedürfnisse an erste Stelle zu setzen. Außerdem gibt es je nach Branche unterschiedliche Kassen-Lösungen.

Umsatzsteigerung Gastronomie

In der Gastronomie Branche wird Schnelligkeit von den Gästen besonders belohnt. Kunden wollen zügig bedient werden und auch das Richtige erhalten. Damit das gelingt, sollte man sich eine komplette Kassenlösung anschaffen, welche unkompliziert in der Bedienung ist sowie die spezifischen Restaurantfunktionen hat. Zu den wichtigsten Funktionen gehören vor allem der Tischplan und ein umfassendes Gäste Management.

Bei Paymash und weiteren Anbietern können oftmals bereits branchenspezifische Bundles gekauft werden. Diese Bundles beinhalten alle essenziell notwendigen Bestandteile für einen vollständigen Betrieb in der Gastronomie. In diesem Artikel erhältst du mehr Tipps, wie du dich als Gastro-Gründer erfolgreich selbstständig machst.  Außerdem sind allen nötigen Geräten und Funktionen in der Ausstattung enthalten. Falls Hardware sowie Software einzeln gekauft werden, solltest du auf Folgendes achten:

• Integriertes Kartenterminal oder eine Schnittstelle zu einem mobilen Kartenlesegerät sollte vorhanden sein.
• Die Möglichkeit die Software mit mehreren Bondrucker zu verbinden (Funkbonieren).
• Das Kassensystem sollte mit zusätzlicher Hardware flexibel erweiterbar sein.

Umsatzsteigerung Dienstleistung und Einzelhandel

In diesen Branchen gibt es Funktionen, die sowohl die Einzelhändler als auch die Dienstleister unterstützen können. Folgende Anforderungen sollte dein Kassensystem erfüllen:

• Angebote und Rechnungen über die Kassensoftware versenden
• Eine detaillierte Kundenanalyse
• Produkt- und Warenwirtschaft mit automatischem Abgleich
• Verbindung zu einem Online Shop
• Kassenbuchhaltung
• Multi-Login
• Mehrere Filialen mit einer Lizenz

Auch in dieser Branche ist es wichtig, dass das System einfach zu bedienen ist. Deine Mitarbeitende sollten nicht unnötig Zeit für diverse Schulungen verlieren. Je zuverlässiger die Kasse arbeitet, umso mehr Zeit bleibt übrig für die Kundenbetreuung. Gerade im Einzelhandel müssen alle Verkaufskanäle bedient werden können. Deshalb ist eine Anbindung zu einem Online Shop ein Muss. Damit verkaufst du auch nach Ladenschluss oder an den Wochenenden. Gerade in der Zeit von Social Media sollte dieser Kanal bedient werden, die meisten Kunden sind es sich gewohnt, rund um die Uhr auf dem Smartphone einkaufen zu können. Auch bei den Dienstleister und im Einzelhandel kann man mit dem richtigen System seinen Umsatz zusätzlich steigern.

Generelle Umsatzsteigerung

Wichtig ist, dass nicht nur ein professionelles Kassensystem zu einer Gewinnsteigerung führt, sondern das ist von vielen anderen Faktoren abhängig. Wenn das Personal in deinem Geschäft unhöflich oder unqualifiziert ist, wird sich das über kurz oder lang negativ auf deine Kunden auswirken. Niemand möchte etwas kaufen, wenn man zuvor im Laden schlecht bedient wurde. Auch die Sauberkeit und die Qualität haben selbstverständlich Einfluss auf den Ruf eines Betriebs.

Ein Restaurant, welches schmuddelig ist und nicht auf die Qualität seiner Lebensmittel achtet, kann keinen Kundenstamm aufbauen. Schlussendlich ist es wichtig, dass alle Faktoren in einem Geschäft stimmen müssen, um rentabel zu sein. Nur solche Unternehmen können längerfristig ihren Umsatz steigern, welche ein qualitatives gutes Produkt haben, eine freundliche Kundenbetreuung sowie ein ausgewogenes Preis-Leistungs-Verhältnis. Ein automatisiertes Kassensystem kann einen wichtigen Beitrag dazu leisten, ist aber nicht ein ausschlaggebender Faktor.

2. Wann wird ein digitales System benötigt?

In der Schweiz gibt es keine gesetzliche Pflicht, ein digitales Kassensystem für den Verkauf zu betreiben. Einzig ist eine gewissenhafte Kassenbuchführung vorgeschrieben. Diese kann entweder elektronisch oder per Hand sein.

In Deutschland gibt es ebenfalls keine allgemeine Registrierkassen-Pflicht. Genau gleich wie in der Schweiz sind alle Unternehmen zur Buchführung verpflichtet. Die Registrierkassensicherheitsverordnung RSKV setzt seit 2017 voraus, dass alle POS Kassensysteme manipulationssicher und lückenlos funktionieren müssen.

In Österreich sind alle Geschäfte zu einer elektronischen Kasse verpflichtet, welche einen Netto-Jahresumsatz von mehr als € 14.999 überschreiten und die Bareinnahmen pro Jahr die Höhe von € 7.500.- erreichen.

Auch wenn du von der Pflicht befreit sein solltest, empfehlen wir ein automatisiertes Kassensystem. Denn dadurch wird einem der administrative Aufwand erspart. Zum Beispiel zeichnet ein solches System automatisch alle erfolgten Transaktionen auf. Meist werden sie so aufgezeichnet, dass sie direkt vom Kassensystem aus an den Steuerberater geschickt werden können. Alle Informationen befinden sich dann auf einer App, was die Kassenführung vereinfacht.

Gesetzliche Anforderungen

Nebst den oben genannten Vorteilen ist eine digitale Kasse durch regelmäßige Updates auch im Bereich der rechtlichen Anforderungen immer auf dem neusten Stand. Gerade für Kleinunternehmer ist es schwierig zu wissen, welche gesetzlichen Regeln und Vorschriften vom Finanzamt aktuell sind. Dazu ist auch die seit dem 01.01.2020 in Deutschland bestehende Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ein wichtiger Bestandteil. Zur KassenSichV 2020 gehört die Belegausgabe-Pflicht, welche die Unternehmer dazu verpflichtet, bei jeder aufgezeichneten Transaktion einen Beleg auszuhändigen. Nebst der Belegpflicht, welche im Rahmen dessen aufgesetzt wurde, ist auch die technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, seither verpflichtend. Die KassenSichV setzt voraus, dass alle Daten und Zahlungen manipulationssicher, lückenlos und gemäß den Vorschriften des Finanzamts aufgezeichnet werden. Diese Regelungen müssen vom Hersteller des Kassensystems beachtet und eingehalten werden.

Auch sollte ein Unternehmer stets GoBD konform handeln. Die Abkürzung GoBD steht für die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern und die Aufzeichnung dieser Daten in elektronischer Form. Diese Anweisung wurde 2015 in Deutschland in Kraft gesetzt. Auch hier herrschen Regelungen und Vorschriften, die erfüllt werden müssen. Sie erleichtern die Buchhaltung und dadurch die Arbeit vom Steuerberater sehr. Größtenteils ist eine elektronische Kasse bereits mit den neusten Anpassungen ausgestattet. Im Gegensatz zu gewöhnlichen Registrierkassen ist eine Anpassung an diese Vorschrift bei einem digitalen Kassensystem einfacher und nicht so kostspielig.

In Österreich wird das ähnliche Prinzip wie in Deutschland verwendet. Die Registrierkassensicherheitsverordnung RKSV regelt die manipulationssicheren Kassenaufzeichnungen sowie die Abgabepflicht der Belege.

Branchenspezifische Vorteile

Digitale Kassensysteme können immer laufend in ihren Funktionen erweitert werden. Für diese neuen Features musst du nicht mehr wie früher eine neue Kasse kaufen, sondern kannst das neuste Update vom Hersteller herunterladen. Das ergibt den Vorteil, dass diese Kassen branchenspezifisch eingestellt werden können.

Kassensysteme im Einzelhandel können mit einer integrierten Warenwirtschaft und Inventar überzeugen. Einzelhändler können dadurch immer und von überall aus. Einzige Voraussetzung ist eine stabile Verbindung zum Internet und einen PC oder Tablet, um dann auf die gespeicherten Daten zugreifen zu können. Somit wird nie die Übersicht verloren und nach jedem Kauf oder Verkauf wird die Anzahl der noch zur Verfügung stehenden Produkte aktualisiert.

Das Kassensystem für Gastronomen unterstützt mit Funktionen, welche die Geschäftsprozesse und Abläufe vereinfachen. Das kann beispielsweise ein integrierter Tischplan sein. Das direkte Versenden der Bestellungen direkt an die Küche mithilfe eines Küchendruckers. Oder die Verwendung von mobilen Kartenterminals und einem Bondrucker. Diese Funktionen können bei digitalen Kassen verwendet werden und unterstützen Gastronomen während der alltäglichen Arbeitsprozesse.

3. Ist eine POS Kasse sinnvoll?

Um zu klären, ob eine POS Kasse für dein Betrieb sinnvoll ist, sollte erst mal verstanden werden, was eine POS Kasse überhaupt ist. Danach sollte darauf geachtet werden, welches POS Kassensystem geradezu zum Unternehmen und deren Abläufe passt. Grundsätzlich ist aber bereits zu sagen, eine Verwendung von POS Kassensystemen durchaus sinnvoll ist.

Definition

POS steht für Point of Sale und definiert grundsätzlich erst einmal den Ort, wo ein Verkauf stattfindet. Ein POS-System ist ein Kassensystem, welches eine Software beschreibt. Diese Software kann von einem Unternehmer genutzt werden, um die Kassenführung zu vereinfachen. Meist besteht dieses System aus einem PC, einer Software oder zusätzlicher Hardware (Kartenterminal, Belegdrucker etc.). Die benötigte Hardware kann dann je nach angebotener Dienstleistungen gekauft werden.

Nebst dem stationären POS-System gibt es auch die mobile Version. Hier kann die Software auf einem Tablet oder Smartphone verwendet werden. Bei dieser Lösung wird kein stationärer Server benötigt. Die Kassensoftware wird als App auf deinem Endgerät benutzt. Alle Daten werden in einer Cloud gespeichert, welche als externer Server dient.

Funktionalität

Um das richtige POS Kassensystem zu wählen, sollte man sich vorerst auch mit den eigenen Anforderungen an das Kassensystem beschäftigen. In erster Linie steht das Geschäft im Vordergrund. Wie groß ist es und welche in welcher Branche ist es tätig? Somit kann bereits festgestellt werden, ob eher ein Kassensystem für Dienstleister, selbstständige Friseure, Beauty-Salons oder doch für ein Restaurant benötigt wird. Warum sollte man dies aber differenzieren? Ein Kassensystem, welches bereits auf dein Betrieb spezialisiert ist, vereinfacht deine Kassenführung. Falls du noch Probleme hast, das ideale Kassensystem für dein Unternehmen zu finden, kannst du die folgende Checkliste durchgehen:

1. Welche Branche bedienst du? Einzelhandel, Gastronomie, Salon?
2. Wie viele Standorte hast du? Mobile POS Kassensysteme bieten sich hierfür an.
3. Welche Hardware brauchst du? Bei einem Restaurant beispielsweise einen Küchendrucker?
4. Hast oder möchtest du einen Online Shop? Viele Kassensystem Softwares bieten eine solche Erweiterung an.
5. Welche Statistiken und Daten werden benötigt und für was? Buchhaltung oder Finanzamt.

Mit dem Paymash POS Kassensystem erhältst du branchenspezifische Lösungen. Am besten vereinbarst du noch heute ein unverbindliches Beratungsgespräch.

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