Was bedeutet GoBD/GDPdU-konform? Was muss eine Kasse alles können? Erfahre welche Anforderungen ein GoBD-konformes Kassensystem in Deutschland erfüllen muss.
Die Neufassung der GoBD trat am 1. Januar 2015 in Kraft und betrifft insbesondere alle Unternehmen und Selbstständige, die ihre Buchführung in elektronischer Form erstellen. Die bisher gültigen GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) wurden durch die Neuregelung zusammengefasst und ersetzt. Da die Neufassung der GoBD vielfältige Auswirkungen mit sich bringt, sollten alle Unternehmen und Freiberufler ihre Buchhaltung sorgfältig daraufhin überprüfen, ob sie die neuen Anforderungen erfüllt. Nicht nur die Finanzbuchhaltung ist davon betroffen, sondern auch die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, die Anlagenbuchhaltung sowie die Lagerwirtschaft und branchenspezifische Systeme. Die ab dem 1. Januar 2017 in Kraft tretenden Neuregelungen (GoBD 2017) sollten Sie besonders beachten. Sie betreffen insbesondere Registrierkassen & Kassensysteme und können u.U. Neuinvestitionen erfordern.
Was ist eigentlich GoBD?
Das Kürzel GoBD bedeutet “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Dies ist der offizielle Titel der vom Bundesfinanzministerium am 14. November 2014 erlassenen Verwaltungsvorschrift, die am 1. Januar 2015 in Kraft getreten war. Die zunehmende Verbreitung der Buchhaltung in digitaler Form durch integrierte IT-Lösungen sowie durch populäre Buchhaltungsprogramme für den PC, machte die Anpassung gesetzlicher Regelungen an die moderne Zeit überfällig. Bisher bestehende Regelungen wurden durch die Neufassung spezifiziert und teilweise sogar verschärft.
Die Grundprinzipien, die für die Buchhaltung in Papierform gelten, sind auch für die elektronische Buchführung und steuerlich relevante Aufzeichnungen maßgeblich. Hierzu gehören:
- Vollständigkeit
- Richtigkeit
- Zeitnähe
- Unveränderbarkeit
- Ordnungsmäßigkeit der Unterlagen, sowie
- Das Prinzip, dass die Bücher so zu führen sind, dass sich ein Sachkundiger in angemessener Zeit die finanzielle Situation beurteilen kann.
Durch den mehr und mehr verbreiteten Einsatz der digitalen Buchhaltung wurden eine Reihe von Klarstellungen und Konkretisierungen erforderlich. Hierzu zählt insbesondere die korrekte Aufbewahrung von digitalen Belegen und anderen steuerlich relevanten Dokumenten, die bisher oft nicht den Anforderungen genügte.
Welche Unternehmen sind betroffen?
Die GoBD gelten für jeden, der Bücher oder steuerlich relevante Aufzeichnungen führen muss. Es betrifft nicht nur Unternehmen jeglicher Größe, sondern auch Selbstständige und Freiberufler wie Ärzte, Architekten oder Schriftsteller und Journalisten. Selbst Kleinstunternehmer, die nur eine Einnahmen-Überschussrechnung vorlegen, gehören zu dem betroffenen Kreis.
Welche Belege und Unterlagen sind betroffen?
Alle Belege und Aufzeichnungen sind betroffen, nicht nur die aus der Finanzbuchhaltung sondern auch die aus Vor- und Nebensystemen. Hierzu gehören beispielsweise die Lohnabrechnung, Anlagenbuchhaltung sowie die Waren- und Lagerwirtschaft. Die von elektronischen Systemen, einschliesslich Registrierkassen und Kassensystem, generierten Daten fallen ebenfalls darunter. Sämtliche elektronisch erstellte Daten müssen während der gesamten Aufbewahrungspflicht den Anforderungen der GoBD entsprechen.
Zeitnähe
Die Buchungen haben zeitnah zu erfolgen. Wenn die Buchung spätestens 10 Tage nach dem Geschäftsvorfall erfolgt ist, erkennt sie das Bundesfinanzministerium als zeitnah an. Unternehmen, die auf monatlicher Basis buchen, müssen die Buchung bis spätestens zum Ende des Folgemonats vornehmen. Bis zur tatsächlichen Buchung muss die Vollständigkeit durch eine geordnete Belegablage sichergestellt werden. Bareinnahmen und -auszahlungen müssen hingegen täglich erfasst werden.
Unveränderbarkeit
Es dürfen keine Veränderungen an Buchungen und Aufzeichnungen vorgenommen werden. Falls beispielsweise eine Kundenadresse auf einem Beleg geändert werden muss, muss diese entsprechend protokolliert werden. Der alte Beleg ist ebenfalls aufzubewahren.
Buchungsfehler müssen durch Stornierung und Neubuchung korrigiert werden, um die Änderung für einen Prüfer nachvollziehbar zu machen.
Nicht korrekt protokollierte Veränderungen, wie sie bei manchen PC-Lösungen möglich sind, können dazu führen, dass der Prüfer Ihre Buchhaltung als nicht ordnungsgemäß verwirft.
Aufbewahrungspflicht
Die Aufbewahrungspflicht besteht für sämtliche Unterlagen, die zum Verständnis der Geschäftsvorfälle beitragen. Sie sind prinzipiell in der Form aufzubewahren, in der sie entstanden sind. Ein elektronisch erstellter Beleg muss also elektronisch aufbewahrt werden. Ein Ausdruck auf Papier kann die elektronische Aufbewahrung nicht ersetzen.
Die elektronischen Belege sollten auch nicht in ein anderes Format, wie PDF oder TIFF konvertiert werden, da dabei die maschinenlesbaren Informationen im XML-Format verloren gehen. Bei einer eventuellen Konvertierung müssen daher beide Versionen aufbewahrt werden. Dies gilt analog auch für E-Mails, um die maschinelle Lesbarkeit der E-Mail Adresse zu gewährleisten ist.
Als Anhänge von E-Mails versandte Belege müssen ebenfalls in der Originalform gespeichert werden. Wenn die E-Mail selbst keinen buchungsrelevanten Inhalt hat, braucht sie nicht gespeichert zu werden.Alle gespeicherten Daten müssen während der gesamten Aufbewahrungsdauer jederzeit in maschinenlesbarer Form zur Verfügung stehen.
Andererseits können nunmehr Papierbelege gescannt und anschliessend vernichtet werde, was eine große Platzersparnis darstellt. Damit ist auch das Haltbarkeitsproblem von Belegen auf Thermopapier gelöst, die sonst die 10-jährige Aufbewahrungspflicht kaum überleben. Die Weiterbearbeitung der Belege darf danach nur elektronisch erfolgen.
Sie sollten aber beachten, dass für bestimmte Belege die Aufbewahrung im Original gesetzlich vorgeschrieben sein kann. Dies trifft etwa auf Spendenquittungen oder Kapitalertragssteuer Bescheinigungen zu.
Datensicherheit
Sie sind verpflichtet, alle steuerlich relevanten Daten vor Manipulation oder Verlust zu schützen. Um diese zu verhindern, muss der Zugang zu den elektronischen Systemen mit strengen Kontrollen gesichert werden. Die Sicherung der Daten und sonstiger relevanter Unterlagen muss während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist stets gewährleistet sein.
Verfahrensdokumentation nach GoBD
Die Bücher sind so zu führen, dass ein sachkundiger Prüfer in angemessener Zeit die finanzielle Situation beurteilen kann. Deswegen wird von den GoBD eine Verfahrensdokumentation gefordert. Sie sollten den organisatorischen und technischen Ablauf Ihrer Buchhaltung so dokumentieren, dass der Prüfer in angemessener Zeit einen Überblick über das Verfahren gewinnen kann. Die Dokumentation sollte alle, auch die manuellen, Schritte beschreiben. Ebenso muss die Art der Aufbewahrung von Papierbelegen und elektronischen Datenträgern erläutert werden. Die Bereitstellung der vom Hersteller der Buchungssoftware mitgelieferten Dokumentation reicht nicht aus. Des weiteren müssen die Verantwortlichkeiten und die vorhandenen Kontrollmechanismen dargestellt werden. Alle eventuellen Verfahrensänderungen müssen dokumentiert werden und die vorherigen Versionen der Dokumentation müssen ebenfalls aufbewahrt werden.
GoBD 2017, neue Pflichten für Registrierkassen
Ab dem 1. Januar 2017 dürfen analoge Registrierkassen nicht mehr verwendet werden. Nur noch elektronische Registrierkassen, PC-gestützte Kassen oder ähnliche, die die neuen Auflagen erfüllen, dürfen fortan verwendet werden. Registrierkassen müssen digitale Abrechnungen erstellen können, die nicht mehr verändert werden können.
Verantwortlichkeit für die Einhaltung der Vorschriften
Die rechtliche Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften und eine ordnungsgemäße Buchhaltung liegt unverändert bei dem steuerpflichtigen Unternehmen oder Selbstständigen. Auch eine Zertifizierung durch den Anbieter von elektronischen Buchhaltungsanwendungen oder Registrierkassen entbindet nicht von dieser Verantwortung.
Was passiert bei Nichteinhaltung der GoBD?
Da die GoBD nicht durch das parlamentarische Gesetzgebungsverfahren gegangen ist, haben sie nicht den Rang eines Gesetzes. Es ist daher eher eine Wunschliste des Bundesfinanzministeriums oder eine Arbeitsanweisung an die Finanzämter. Dennoch empfiehlt es sich, sich genau an die GoBD zu halten, um Unannehmlichkeiten zu vermeiden. Ein Betriebsprüfer prüft i.d.R. zunächst, ob die Buchhaltung formell und sachlich korrekt ist. Sollte dies wegen Nichtbeachtung der GoBD angezweifelt werden, kann dies zu einer Schätzung führen, die sehr kostspielig ausfallen kann. Außerdem können Geldstrafen nach dem Steuerrecht verhängt werden.
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