Belegausgabepflicht: Das solltest du wissen

Bonpflicht seit 01.01.2020: Jeder Gast oder Kunde bekommt einen Beleg ausgehändigt

Wie bereits erwähnt, gilt seit dem 01. Januar 2020 das neue Kassengesetz. Dieses Gesetz soll den Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen wahren. Zudem soll diese Verordnung der Steuerhinterziehung entgegenwirken. Seither sind alle Unternehmen, die eine elektronische Registrierkasse verwenden, der Belegausgabe verpflichtet. Nach jeder Buchung / Transaktionen muss nun also zum einen ein Bon gedruckt werden und in einem zweiten Schritt dem Käufer ausgehändigt werden. In welcher Form dieser den Beleg erhält, sprich elektronisch oder auf Papier, ist gesetzlich nicht geregelt. Zum Mitnehmen sind die Kunden allerdings nicht verpflichtet. Falls diese also den Beleg nicht mitnehmen möchten, muss der Bon trotzdem gedruckt werden, kann aber dann von dem Kassierer oder der Kassiererin entsorgt werden.

TSE zertifizierte Kassen drucken automatisch nach jeder Buchung einen Beleg. Heutzutage kann es sowohl aus Nachhaltigkeitsgründen sinnvoll sein, Belege auch in anderen Formen den Kunden auszuhändigen. Beispielsweise kann man diese per E-Mail, SMS oder sogar als QR-Code empfangen. Nicht nur für die Umwelt ist das eine geeignete Alternative, auch für das Unternehmen können diese anderen Formen der Belegausgabe Vorteile mit sich bringen. Das Thermopapier, auf dem die Belege gedruckt werden müssen, muss selbstverständlich immer wieder nachgekauft werden.

Die Belegausgabepflicht soll grundsätzlich die Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen verhindern. Zudem können Betriebe durch die Belegausgabepflicht weniger Steuerbetrug begehen.

Deutschland, Österreich, Schweiz: Das sind die Unterschiede

Überall gelten unterschiedliche Gesetze und Regelungen. Dass man da schon einmal den Überblick verlieren kann, ist klar. Wo man allerdings was genau wissen muss, findest du im Anschluss.

Deutschland: Die KassenSichV ist ein deutsches Gesetz. Alle bereits genannten Regelungen gelten also für Deutschland.

Kurz zusammengefasst bedeutet das:

• Belegausgabepflicht seit 01. Januar 2020

• Gilt für alle elektronischen Registrierkassen

• Ausnahme: Offene Kassenschublade und Härtefall

• Missachtung wird noch nicht geahndet, es ist aber mit Betriebsprüfungen zu rechnen. Zukünftig kann aber mit Bußgeldzahlungen gerechnet werden.

Österreich: In Österreich gilt bereits seit dem 01. Januar 2016 die Belegerteilungspflicht für Barumsätze. Wenn Kunden also mit Bargeld bezahlen, muss direkt auch immer ein Bon gedruckt werden. Seit dem 01.04.2017 gab es erneute Regelungen. Darin wurde festgehalten, dass alle Kassensysteme ab sofort über einen Manipulationsschutz verfügen müssen. Dieser Manipulationsschutz setzt voraus, dass alle Belege zumindest elektronisch übermittelt werden können. Sie können dank dieser elektronischen Übermittlung auch ausgedruckt werden, jedoch gibt es bei einer Kartenzahlung nicht die Pflicht, den Beleg zu drucken oder an den Kunden auszuhändigen.

Damit aber keine Probleme bezüglich der Registrierkasse aufkommen, sollte man auf die folgenden Punkte bei einer Kasse achten.

• Kasse sollte über ein Datenerfassungsprotokoll verfügen

• Registrierkasse verfügt Drucker oder Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen

• Es besteht eine Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit

• Vorhandener Verschlüsselungsalgorithmus (AES 256)

• Kassenidentifikationsnummer

Schweiz: Obwohl Kassierer und Kassiererin nach dem Einkauf auch in der Schweiz fragen, ob man als Kunde den Beleg möchte oder nicht, gibt es keine gesetzliche Grundlage. Die großen Einzelhändler, die die Belege noch drucken, obwohl sie kaum jemand mitnehmen möchte, wollen dies sogar bald einstellen. Der Umwelt zuliebe soll auf das Drucken von Belegen verzichtet werden, denn früher oder später landen sie meist alle im Müll. Ob dieses Szenario so eintritt, ist nicht zu sagen.

Die Nachbarländer der Schweiz machen es bereits vor und über eine elektronische Registrierkassenpflicht wird auch bereits diskutiert. Da gilt es nur noch abzuwarten, bis die Belegausgabeverpflichtung auch in der Schweiz eintreffen wird.

Welche Angaben sind wichtig?

Egal ob in Papierform oder Digital, es gibt bestimmte Angaben in einem Beleg, die grundsätzlich immer enthalten sein müssen. Viele fügen heutzutage noch QR-Codes zu den Belegen hinzu. Dies ist aber weder gesetzlich Vorgeschrieben noch dringend notwendig. So können aber natürlich technische Signaturen "versteckt" werden.

Ein Beleg muss folgende Angaben enthalten:

• Name und Adresse des Unternehmer

• Datum der Buchung

• Angabe der Menge und Art der Gegenstände / Umfang oder Deklaration der Dienstleistung

• Genauer Entgelt inklusive Steuerbetrag (Steuersatz)

• Betrag

• Zeitraum der Abrechnung

• Transaktionsnummer

• Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems

• Signaturzähler und Prüfwert

Welche Ausnahmen gibt es?

Wie so häufig gibt es auch in diesem Gesetz gewisse Ausnahmen. Wie man eine Befreiung von der Belegausgabepflicht erreichen kann, erfährst du im Anschluss.

So ist es beispielsweise auch mit der offenen Ladenkasse. Für diese Kasse gibt es eine Ausnahme, denn die Bonpflicht gilt prinzipiell nur für die elektronischen Registrierkassen. Daher kann mit einer offenen Ladenkasse noch die Belegausgabepflicht umgehen. Nebst der Ausnahme mit der offenen Ladenkasse gibt es auch einen sogenannten "Härtefall". Wenn diese eintreten, hat man auch wieder eine Befreiung der Belegausgabepflicht. Der entsprechende gesetzliche Artikel dazu lautet:

Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen können die Finanzbehörden nach § 148 aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht nach Satz 1 befreien.

Ein Verstoß gegen die Bonpflicht wird bisher noch nicht geahndet. Zukünftig kann bei einer Missachtung der Pflicht eine Strafe (Bußgeld) erwartet werden. Momentan ist dies allerdings noch nicht der Fall, aber mit dem Verstoß liegt auch eine Nichtbeachtung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und der korrekten Aufzeichnung vor. Dadurch kann es sein, dass das Finanzamt auf dein Unternehmen aufmerksam wird und des öfteren eine Prüfung durchführen wird.

Alle Betriebe, die bereits ein elektronisches Kassensystem verwenden, müssen sich grundsätzlich um nichts mehr kümmern, denn dort werden alle Transaktionen manipulationsgeschützt gespeichert.

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