Ein Kassensystem ist nicht nur für das Kassieren einsetzbar, sondern auch für weitere Aufgaben drum herum. Grundsätzlich soll es nämlich den Arbeitsalltag eines Unternehmens vereinfachen. Welche Kassensysteme es gibt und welche Unterschiede und Gemeinsamkeiten die verschiedenen Systeme und Anbieter haben, erfährst du in dem folgenden Artikel.
Diese System gibt es
Bei der Gründung eines Unternehmens ist es wichtig, für die Kassiervorgänge ein Kassensystem zu besitzen. Denn ob im Einzelhandel oder in der Gastronomie, dieser Ort bildet den sogenannten Point of Sale. Nebst einer gewöhnlichen Kassenschublade oder einer altmodischen Registrierkasse gibt es heutzutage Kombinationsmöglichkeiten von Hard- und Software, die zusammen ein unterstützendes POS-System bilden.
Die Kombination aus der passenden Hardware und einer branchenspezifischen Software ist in der Praxis die häufigste und geeignetste Variante. Kassensysteme können nämlich noch viel mehr als nur Transaktionen speichern und Bons drucken.
Grundsätzlich gesehen gibt es aber vier verschiedene Kassensysteme:
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Die offene Ladenkasse
Diese Kasse ist in vielen älteren Unternehmen vorhanden. Vor allem die Unternehmensgröße spielt bei dem Entscheid, eine solche Kassenart weiter zu führen, eine große Rolle. In einer solchen Kassenlade sind keinerlei technische Funktionen enthalten. Alle Transaktionen müssen noch handschriftlich in einem zugehörigen Kassenbuch vermerkt werden. Das Kassieren mit einer solchen Kasse ist durchaus möglich, jedoch sind weitere unterstützende Funktionen darin nicht enthalten. Eine solche Kassenlade erschwert den Zahlvorgang und auch die Buchhaltung erheblich. Zudem wird seit dem Jahr 2020 im Rahmen des Kassengesetzes (KassenSichV) über ein Verbot der Kassenlade spekuliert.
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Die elektronische Registrierkasse
Die elektronische Registrierkasse kann schon mehr als die zuvor genannte Kasse. Nebst einer Schublade ist auch ein Bondrucker integriert. Die Preise oder Artikelnummern werden nicht gescannt, sondern manuell über einen Tastenblock eingegeben. Eine elektronische Registrierkasse ist meistens nicht an ein Kassensystem gebunden, sondern funktioniert ganz ohne viel Technik-Schnickschnack. Unternehmen, die eine solche Kasse verwenden, werden häufiger vom Finanzamt geprüft, da hier die Steuerhinterziehung einfacher vonstattengehen kann als bei einer rein elektronischen Kasse.
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Das PC- beziehungsweise iPad Kassensysteme
PC-Kassen werden mithilfe eines Laptops installiert. Sie erleichtern in erster Linie die Eingabe der Artikelnummern. Bei einer solchen Kassenlösung muss man allerdings immer darauf achten, dass die Software aktuell ist.
iPad Kassensysteme sind ähnlich wie PC-Kassen, aber eben mit einem Tablet. Dieses Kassensystem ist das flexibelste und mittlerweile auch eines der innovativsten Systeme für alle Branchen. Ein solches POS-Kassensystem bietet vielerlei Funktionen für dein Geschäft. Das Tablet ist somit vielseitig einsetzbar und beweglich.
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POS Kassensysteme
Ein POS-Kassensystem passt sich der Branche individuell an. Hier kann man die Geräte beliebig zusammenstellen. Neben der Kassenlade kann das Desktopgerät frei gewählt werden. Am geeignetsten sind hier Tablets oder Smartphones. Daher können POS Systeme flexibel und unkompliziert zusammengestellt, erweitert oder verkleinert werden. Meist sind auf den Softwares branchenspezifische Funktionen verfügbar, wie beispielsweise der Tischplan und eine Kundenkartei.
Unterschiede und Gemeinsamkeiten
Die Funktionen der einzelnen Kassensystem-Arten wurden bereits im vorherigen Kapitel beschrieben. Grundsätzlich gibt es allerdings Faktoren, die die Entscheidung für ein bestimmtes Kassensystem beeinflussen könnten.
Ist ein elektronisches Display, eventuell sogar inklusive Touchscreen vorhanden?
iPad Kassensysteme oder generell Point of Sale-Kassen erfüllen diesen Punkt. Hingegen erbringen Registrierkassen oder gewöhnliche Kassenschubladen diese Voraussetzung nicht.
Gibt es ein inkludiertes Kundenmanagement?
Bei den POS Systemen gibt es mehrere Eigenschaften, die in der Software inkludiert sind. Dazu gehört vor allem für Unternehmen in der Beauty-Branche das Kundenmanagement. Hier kann dann direkt auf dem Gerät, welches Teil der Hardware ist, Informationen zu den Kunden zu vermerken.
Wie hoch sind die Kosten?
Die Kosten und das Zahlungsmodell sind von Hersteller zu Hersteller unterschiedlich. Gewisse Modelle erlauben es dem Unternehmer, die Kassensysteme nur zu mieten. Hierbei fallen dann monatliche Fixkosten für das eigene Unternehmen an. Andere Hersteller im Handel verkaufen die Lizenzen der Kassensysteme. Oftmals kann man die für unterschiedlich lange Laufzeiten kaufen. Das Peris-Leistungs-Verhältnis ist aber bei einem modernen Kassensystem eher gegeben.
Welche Backoffice Funktionen bietet das System für den Unternehmer?
Viele Kassensystem beinhalten bereits eine Lösung für das Bürokratieproblem einiger Unternehmen. Mit modernen Kassen kann nicht nur einfach die Hardware je nach Bedarf ergänzt oder reduziert werden, sondern auch die Buchhaltung wird mithilfe einer solchen Kassensoftware vereinfacht.
Was sich hinter dem Begriff "TSE" verbirgt
TSE steht kurz für technische Sicherheitseinrichtung. Diese Einrichtung wurde im Rahmen der KassenSichV implementiert. Alle TSE-fähigen Kassen speichern die getätigten Transaktionen, sodass sie nicht manipulierbar und veränderbar sind. So können seitens der Unternehmer die Umsätze im Nachgang nicht verändert werden. Das hilft dem Finanzamt vor allem hinsichtlich der Steuerhinterziehung. Für den Unternehmer hat eine TSE-fähige Kasse auch gewisse Vorteile. Durch eine stabile Internetverbindung werden nämliche alle gesammelten Daten in der Cloud gespeichert. Somit sind sie immer und von überall aufrufbar.
TSE-fähige Registrierkassen werden vermutlich irgendwann in ganz Europa ein Muss sein. So geht die Kontrolle der Einnahmen seitens des Finanzamts mit den Vorteilen des Unternehmens Hand in Hand.