TSE Kassenbon - Das musst du alles wissen

Durch die Kassengesetze wurden hinsichtlich der Registrierkassen ein paar neue Bestimmungen und Regelungen eingeführt. Am 01.01.2020 im Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen wurde auch die Belegausgabeverpflichtung für elektronische Kassen festgelegt und in Kraft getreten. Was man beachten muss, welche Angaben überall enthalten sein müssen, wer diese Regelung befolgen sollte und was es überhaupt ist, wird alles in diesem Artikel erläutert.

Was ist TSE überhaupt?

Seit dem September 2020 sollten lediglich nur noch elektronische Kassen mit zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung verwendet werden. Die technische Sicherheitseinrichtung, kurz auch TSE genannt, hat zum Ziel, potenzielle Manipulation zu verhindern.

Die Kasse wird durch das TSE ergänzt. Entweder wird ein USB Stick, eine SD-Karte oder eine andere Form eines externen Datenträgers (z. B. Cloud TSE) angeschlossen. Diese Ergänzung soll wie bereits erwähnt, verhindern, dass irgendwelche Grundaufzeichnungen verändert werden. Wenn ein Bon aus einer TSE zertifizierten Kasse gedruckt wird, ist dieser mit einem Prüfwert und einer TSE Signatur ausgestattet. An dieser Prüfnummer kann das Finanzamt im Falle einer Betriebsprüfung einsehen, ob der Beleg beziehungsweise die Transaktion im Nachhinein verändert wurde.

Ziel des Bons

Es gibt viele Geschäftszweige, die viele Bargeld-Einnahmen und Ausgaben haben. In diesen Branchen verzeichnet der Staat mehrere Milliarden Euro Schulden pro Jahr. Die TSE soll den Steuerbetrug verhindern und die Summe der Schulden minimieren. Das ist das große Ziel des Finanzamtes und der Sinn und Zweck hinter der Kassensicherungsverordnung.

Seit der gesetzlichen Vorschrift werden Unternehmen, die ein TSE Kassensystem verwenden, genauer unter die Lupe genommen werden. Das bedeutet, dass diese mit zunehmenden Betriebsprüfungen rechnen müssen. Die Kassenprüfer müssen die Kasseninformationen dann auswerten. Dazu gehört auch die Überprüfung, ob sich seit dem 01.01.2020 auch an die Kassenbon-Pflicht gehalten wurde. Denn seither muss nach jeder Transaktion gefragt werden, ob der Kunde einen Beleg zu seinem Einkauf dazu haben möchte oder eher nicht. Wenn der Kunde auf diese Frage mit einem Nein antwortet, muss der Bon ohnehin gedruckt werden, kann aber im Anschluss direkt wieder vernichtet werden.

Ab wann gilt die Bonpflicht?

Die Belegausgabepflicht besteht seit dem 01.01.2020 und gilt seither für jede Branche in Deutschland. Es gibt ein paar Ausnahmefälle, die der Bonpflicht nicht unterstellt sind und sich nicht daran halten müssen. Welche Ausnahmen es gibt, wird in einem der kommenden Abschnitten besprochen.

Nach der in Kraft Setzung der Regelung gab es außerdem eine Nichtbeanstandungsregelung, die bei Fehlen einer TSE griff. Diese ist aber auch seit September 2020 abgelaufen und kann somit nicht mehr als Ausrede verwendet werden. Am 01.01.2023, also genau drei Jahre nach Einführung der Belegausgabepflicht, endet dann auch die Übergangsfrist für nicht aufrüstbare Kassen und Kassensysteme.

Wer sich dran halten muss

Viele Regelungen werden eingeführt, die nicht für alle verpflichtend sind. Da die Gesetze rund um die Kassensicherungsverordnung (kurz auch KassensichV) oftmals irreführend sein können und man daher schnell mal den Überblick verlieren kann, erfährst du jetzt, wer sich an welche Vorschriften halten muss und welche Informationen für dein Geschäft relevant sind.

Wer muss sich daran halten?

Grundsätzlich müssen alle Unternehmer, die eine elektronische Kasse oder ein elektronisches Aufzeichnungssystem besitzen und in ihrem Geschäft verwenden, die Belegausgabepflicht erfüllen.

Und obwohl es eigentlich gesetzlich Vorgeschrieben ist, gibt es viele Ausnahmen, um diese Pflicht gewissermaßen doch zu umgehen.

Sogenannte offene Kassenschubladen müssen keine Belegausgabepflicht erfüllen. Ebenso kann man eine Befreiung einer solchen Pflicht beantragen. Dies kann nur mit einem ordnungsgemäßen Antrag und der Zustimmung des zuständigen Finanzamtes umgangen werden. Und das Finanzamt befreit einen Unternehmer erst dann, wenn es eine "sachliche oder persönliche Härte" für diesen gibt. Wie genau diese definiert sind, ist nicht im Detail klar, jedoch wird der Aspekt der erhöhten Kosten durch die Kassenbon-Pflicht und der umweltschädliche Punkt durch den hohen Papierverbrauch nicht als Grund gesehen, einen Unternehmer von der Pflicht zu befreien.

Inhalt eines Kassenbon

Der Kassenbon kann in zwei verschiedenen Formen auftreten. Zum einen in Papierform oder falls möglich oder gewünscht in elektronischer Form per E-Mail, SMS oder einer anderen Übermittlungsmöglichkeit. Damit der Beleg aber auch vollständig und rechtskräftig ist, müssen einige Punkte auf den Belegen enthalten sein.

• Der Name und die Anschrift des Unternehmer

• Datum der Transaktion

• Menge, Art oder Umfang der Gegenstände oder der Leistung

• Entgelt und damit anfallender Steuerbetrag

• Transaktionsnummer und Prüfwert

• Betrag und gewählte Zahlungsart

• Seriennummer des Aufzeichnungssystems

Die Kassenbons von TSE Kassen müssen diese genannten Pflichtangaben enthalten. Viele Belege enthalten auch schon QR-Codes. Gesetzlich sind diese aber noch nicht vorgegeben, können aber das elektronische Lesen der Bons und somit die Protokollierung erleichtern.

Papierform oder elektronische Form?

Wie bereits erwähnt, kann man den Kassenbon sowohl elektronisch, aber auch in Papierform per Bondrucker drucken oder an den Kunden geben. Es gibt auch keine besonderen Anforderungen / Vorschriften, die Form der Belege ist den Kunden und den Unternehmern bis auf ein paar inhaltliche Aspekte freigegeben.

Jeder, der bereits einmal in einem Supermarkt einkaufen war, hat die Erfahrung gemacht, dass man zum Endzeitpunkt der Transaktion gefragt wurde, ob man einen Beleg haben möchte oder nicht. Diese Frage muss dem Kunden bei einem Bon in Papierform gefragt werden. Lehnt dieser ab, kann der Kassenbeleg weggeworfen werden.

Bei einem elektronischen Kassenbeleg müssen einige Dinge enthalten sein. Die Bereitstellung des Belegs muss in einer der drei Formen (PDF, PNG oder JPG) erfolgen. Der Empfang des Belegs muss für den Kunden kostenfrei sein. In welcher Form beziehungsweise wie der Kassenbon versandt wird, ob per E-Mail, SMS oder anderen Übermittlungsmöglichkeiten, wird dem Unternehmen freigestellt.

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