Café eröffnen - Das sind die wichtigsten Tipps

In gemütlicher Atmosphäre einen leckeren Kaffee trinken, mit Freunden zusammensitzen und ein paar kleine Leckereien verköstigen. Das alles macht ein stilvolles Café aus. Du liebst es, mit Menschen im Kontakt zu sein, neue und innovative Köstlichkeiten anzubieten, dann ist ein Café zu eröffnen genau dein Ding. Damit die Gründung erfolgt und das Fuß fassen in der Welt der Gastronomie ohne Probleme stattfindet, findest du in diesem Artikel die wichtigsten Tipps und Tricks. So wird dein Café garantiert zu einem vollen Erfolg.

Gründungskosten

Alles beginnt nun mal mit der Gründung. Was steckt dahinter? Was muss man beachten und was darf man auf keinen Fall vergessen? Nebst den Voraussetzungen spielen selbstverständlich auch die Kosten eine große Rolle. Dazu aber später erst mehr.

Qualifikationen zur Gründung

Die Selbstständigkeit bringt viel Verantwortung mit sich. Deswegen sollte man sich sicher sein, ob man diesen Weg einschlagen möchte. Wie man das macht, ist einfacher als gedacht. Zunächst ist es definitiv ein Vorteil, wenn man mit diesem Gedanken bereits eine Weile liebäugelt. Es sollte nicht nur ein kurzes Gehirngespinst sein, sondern durchaus auch Leidenschaft dahinter stecken. Denn nur so kann man voll und ganz hinter der Idee stehen. Eine Gründung ist immer auch von Höhen und Tiefen geprägt und verlangt daher auch eine gewisse Willenskraft.

Qualifikationen oder eine besondere Ausbildung braucht man normalerweise nicht. Es kann aber trotzdem brauchbar sein, eine Ausbildung in der Gastronomie, beispielsweise als Koch oder Bäcker abgeschlossen zu haben. So hat man bereits Einblick in die Branche erhalten. Nicht nur das, sondern im besten Fall produziert man die Leckereien, die im Café vertrieben werden, dann selbst. So hat man die Wahl, was man anbieten möchte, man kann das Sortiment an den Bedürfnissen der Kunden anpassen und sind wir mal ehrlich ein Café mit hausgemachten Kuchen und Gebäcken hinterlässt beim Kunden ein gutes Gefühl.

Auch die Erfahrung, bereits in einem Café oder Restaurant gearbeitet zu haben, kann einem zugutekommen. So hat man sich bereits einen Eindruck der Materie verschaffen können. Die Abläufe sind klarer und Erfahrung im Service im Zusammenhang mit Gästen kann nie schaden. Eventuell kann man so auch Fehler vermeiden, die einem ohne die Erfahrung nicht passiert wären. Zudem kann es nicht schaden, als Geschäftsführer Einsicht in die betriebsökonomischen Abläufe zu erhalten. Als Gesellschafter trägt man eine große Verantwortung und die bürokratischen Aufgaben bleiben oftmals an einem selbst hängen.

Vom Konzept zum Café

Wie bereits erwähnt, beginnt eine Cafégründung meist mit einer Idee. Oftmals hegt man diesen Gedanken schon seit Längerem. Wenn man diese Idee aber nun in die Realität umsetzen möchte, sollte man ein handfestes Konzept ausarbeiten. Um das alles zu perfektionieren, kann man das anschließend zu einem Businessplan gestalten. Das anfängliche Konzept muss nicht sonderlich ordentlich sein, wichtig ist, dass der Geschäftsplan dann vorzeigbar ist und gewisse Formalitäten einhält.

Egal, wie man es nennt, ob Businessplan oder Konzept, es gibt einige Punkte, die unbedingt reingehören. Dazu gehört, dass man das Alleinstellungsmerkmal der eigenen Geschäftsidee deutlich hervorhebt. Dieses Merkmal, auch USP (unique selling proposition) genannt, erläutert, was das eigene Geschäft von anderen unterscheidet. Was möchte man verkaufen und wie möchte man das tun? So kann man auch gegenüber Dritten rechtfertigen, warum das eigene Café unbedingt gegründet werden muss. Im besten Fall ist es nämlich anders als der Rest.

Auch die Umwelt sollte analysiert werden. Darunter versteht sich selbstverständlich der Markt an sich und ebenso die Konkurrenz. Durch eine solche Analyse lässt sich das eigene Konzept optimieren und verbessern. Vielleicht fallen einem Dinge auf, die noch ergänzt werden können oder sollten. Außerdem kann aus einer solchen Analyse einiges abgeleitet werden. Zum Beispiel kann man herausfinden, wo der perfekte Standort für das Café ist. Dazu kann dann auch eine spezifischere Forschung durchgeführt werden, die sogenannte "Standortanalyse". Diese beschäftigt sich mit der Wahl der richtigen Lage für dein Geschäft. Es werden verschiedene Einflussfaktoren beobachtet und ausgewertet. Oftmals muss man hin und wieder Abstriche machen, aber es sollte ein passendes Geschäft für jeden zu finden sein.

Ein weiterer Aspekt, der in der Planung seinen Platz finden sollte, ist die Zielgruppenanalyse. Ein Café braucht seine Kunden nur so kann es Gewinn verzeichnen. Daher sollte man genau darauf achten, wie und welche Gäste bedient werden sollen. Die Zielgruppe und die Standortwahl bauen aufeinander auf und sind voneinander abhängig. Optimal ist es, wenn aus dieser Analyse eine definierte Zielgruppe entspringt und man das Sortiment/das Angebot den Bedürfnissen der Gäste anpassen kann.

Nebst diesen Informationen kann man außerdem die Öffnungszeiten in den Plan aufnehmen. Zusätzlich gehören auch die Marketingmaßnahmen dazu und falls gewünscht die Idee, besondere Anlässe und Events in die Geschäftsidee zu integrieren. Diese zwei Punkte funktionieren ja quasi Hand in Hand.

Ist es Recht so?

Wenn man ein Café eröffnen möchte, muss man sich nebst anderen Gründungsformalitäten wie der Gewerbeanmeldung und Hygienebelehrung auch um die passende Rechtsform kümmern. Die zwei am häufigsten gewählten Formen in der Coffeeshop-Branche sind die GmbH und die UG. Doch welche der beiden ist nun besser und gibt es auch noch alternativen?

GmbH

Bevor man sich endgültig für eine Rechtsform entscheidet, sollte man die Grundlagen kennen und sich damit auseinandersetzen.

In diesem Abschnitt wird sich mit der bekanntesten Form der Kapitalgesellschaft auseinander gesetzt, die GmbH. Erst einmal muss man sich darüber im Klaren sein, wie viele Gründer es gibt. Meistens sind es bei einer GmbH mehrere Gesellschafter, außer man entscheidet sich für eine Ein-Personen GmbH. Zusätzlich liegt das Stammkapital für eine GmbH bei 25'000 Euro. Dieser Punkt ist für einige ausschlaggebend, sich gegen diese Rechtsform zu entscheiden. Damit aber das Stammkapital nicht ganz so aufwiegt, kann man auch erst einmal die eine Hälfte (sprich 12'500 Euro) zahlen und dann das restliche Geld. Trotzdem sollte das alles aber in einem relativ nahen Abstand geschehen. Ergänzend sollte man sich noch mit dem Inhalt des Gesellschaftsvertrags auseinandersetzen und entscheiden, wer das eigene Unternehmen in diesem Fall das Café nach außen hin repräsentiert.

Die Kosten bei einer GmbH belaufen sich abgesehen von dem Stammkapital von 25'000 Euro auf circa 500-800 Euro. Das ist aber wiederum abhängig von verschiedenen Faktoren.

UG

Die UG ist eine Sonderform der zuvor genannten GmbH. Sie ist haftungsbeschränkt und gehört auch zu den Kapitalgesellschaften. Diese Rechtsform gibt es in dieser Form nur in Deutschland.

Die UG kann ebenfalls wie die GmbH alleine oder mit mehreren Gesellschaftern gegründet werden. Der größte Unterschied der beiden Formen ist die Höhe des Stammkapitals. Eine Unternehmergesellschaft (UG) kann bereits ab einem Euro Kapital gegründet werden. Durch die geringen Einlagen müssen aber die Rücklagen aufgefüllt werden.

Grundsätzlich sind diese beiden Varianten sehr ähnlich, auch im Gründungsablauf. Es müssen auch beide Rechtsformen in das Handelsregister eingetragen werden. Durch die Ähnlichkeit sind auch die Gründungskosten sehr ähnlich. Ausschlaggebend ist das Stammkapital und dadurch auch die benötigten Rücklagen.

Nebst diesen zwei Rechtsformen gibt es auch noch andere, beispielsweise eine Personengesellschaft. Diese zwei eigenen sich einfach vermutlich am besten für ein eigenes Café. Um aber sicherzugehen, welche Rechtsform nun wirklich ideal ist, kann man sich auch mit einem Experten auseinandersetzen. Dieser kann die Aspekte individuell deuten und dadurch die einwandfreie Variante herausfinden. So muss man eventuell anfangs mehr Geld investieren, kommt aber hinterher besser weg. Die steuerlichen und finanziellen Vorteile bei der richtigen Form sollte man nicht unterschätzen.

Laufende Kosten

Nachdem nun der Grundstein für die Eröffnung gelegt wurde, werden nun die Kosten beachtet, die während des "normalen" Betriebs anfallen sozusagen im Tagesgeschäft. Ein laufender Betrieb produziert andauernde Aufwände. Diese müssen in regelmäßigen Abständen, meist monatlich bezahlt werden.

• Mietkosten: Ein gutes Ladenlokal muss nun mal bezahlt werden. Falls man die Räumlichkeiten nicht gekauft hat, sondern fürs Mieten oder Pachten entschieden hat, fallen monatlich Mietkosten an. Die Höhe dieser Zahlungen ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Wie groß ist das Ladenlokal? Wie ist die Lage?

• Strom- und Wasserkosten: Wie bei einer Wohnung auch müssen nebst der Miete auch Nebenkosten bezahlt werden. In einem Betrieb sind diese auch oftmals deutlich höher. Zu den Nebenkosten gehören die Stromkosten, Wasserkosten und andere Gebühren.

• Versicherungen: Ebenso wie im Privatleben muss man Versicherungen abschliessen und bezahlen. Deswegen sollte man obendrein in einem Betrieb für alle möglichen Dinge versichert sein. Denn man trägt eine große Verantwortung nicht nur gegenüber den Gästen, aber auch gegenüber dem Personal. Welche Versicherung aber wirklich dringend notwendig ist und welche eher zwecklos ist, sollte man am besten mit einem Versicherungsexperten besprechen.

• Personalkosten: Nebst der geeigneten Versicherung für den Betrieb und das Personal kommen auch noch Personalkosten auf. In der Gastronomie braucht man gutes Personal. Und das soll schließlich auch bezahlt werden. Richtiges Personal kann den Erfolg deines Unternehmens durchaus vorantreiben. Denn wer wird gerne von unfreundlichem Personal bedient?

• Instandhaltung Lager: In einem Café werden ständig Lebensmittel und Waren gebraucht. Ob das nun Mehl für die verschiedenen Kuchen und Backwaren sind oder Milch für die Cappuccino's. Gewisse Lebensmittel werden ständig gebraucht. Was bedeutet, dass das Lager auch immer wieder aufgefüllt werden müssen. Hierfür sollten die Kosten auch unbedingt mit einkalkuliert werden. Natürlich ist es hier eher schwieriger, einen festen Verbrauch auszumachen. Daher sollte man auf Erfahrungswerte zurückgreifen.

• Marketingmaßnahmen: Letztendlich möchte man des Weiteren, dass das eigene Café in aller Munde ist. Dazu muss man ab und an auch etwas in das Marketing investieren. In welcher Form und wie viel das dann tatsächlich sein sollte, ist alleine dem Gründer überlassen. Es gibt natürlich Maßnahmen, die Geld in Anspruch nehmen, aber einen Account auf den Social Media Plattformen zu erstellen ist kostenlos.

Cafe gründen ohne Startkapital

Wie wir bereits erörtert haben, fallen bei einer Caféeröffnung einige Ausgaben an. Das beginnt meist schon bei der Rechtsform. Je nach gewählter Rechtsform müssen unterschiedlich hohe Mindesteinlagen investiert werden. Diese Ausgaben müssen anschließend auch irgendwie gedeckt werden. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten. Zum einen die Finanzierung durch Eigenkapital und zum anderen durch die Fremdfinanzierung.

Rechtsform

Während der Gründungsphase muss sich der Gründer auch mit der Rechtsform auseinandersetzen. Für Cafés eignen sich am besten die Formen GmbH oder UG. Die richtige Rechtsform zu wählen hat schlussendlich nicht nur einen Einfluss auf die auftretenden Ausgaben, sondern hat auch steuerliche Vorteile.

Grundsätzlich stehen einem natürlich mehrere Formen zur Verfügung. Welche Vor- und Nachteile die GmbH und die UG haben, wurden bereits zuvor erörtert. Wenn man sichergehen möchte, kann man sich aber selbstverständlich auch mit einem Steuerberater zusammen tun, um so garantiert die richtige Variante zu wählen.

Finanzierung

Meist ist eine Cafégründung ein äußerst kostspieliges Unterfangen. Um das Stemmen zu können, bleiben einem zwei Möglichkeiten. Die Finanzierung durch Eigenkapital oder Fremdkapital.

Wenn man die Gründung eines Cafés anstrebt, tut man dies vielleicht auch schon seit einiger Zeit. Daher kann es sein, dass man bereits einiges angespart hat, um den eigenen Traum in die Wirklichkeit umsetzen zu können. Wenn die gesparte Summe dann auch ausreicht, um ein eigenes Café eröffnen zu können, ist man nicht auf Unterstützung angewiesen.

Da der Betrag, der für eine Café-Eröffnung aber durchaus im hohen fünfstelligen Bereich liegen kann, ist es nicht immer möglich, alles aus eigenem Kapital zu finanzieren. An dieser Stelle kommt dann die Fremdfinanzierung ins Spiel. Gleicherweise gibt es hier mehrere Anlaufstellen. Es gibt staatliche Unterstützungen, auf die man zurückgreifen kann oder auch die Unterstützung durch Kreditinstitute und Investoren. Um eine solche Beteiligung zu erhalten, müssen den potenziellen Investoren auch alle Informationen zur Verfügung stehen. Dieser Finanzplan befindet sich im Businessplan und auf dessen Grundlage entscheiden die Kapitalgeber, ob sie die Geschäftsidee unterstützen können und möchten.

Egal, ob bei der Finanzierung oder der Rechtsform, die endgültige Wahl liegt beim Gründer. Selbstverständlich gibt es einige Punkte, auf die geachtet werden muss. Meistens kennt man dann schon einen groben Weg. Falls man nicht über alles Bescheid weiß und in gewissen Bereichen Hilfe und Unterstützung benötigt, gibt es Experten, die einem ihr breites Wissen dann auch zur Verfügung stellen.

Eröffnungskosten

Während der Gründung fallen auch einige Kosten an. Die sogenannten Gründungs- oder Eröffnungskosten. Dazu gehören meistens die Auslagen, die vor den ersten Einnahmen auf den Gründer zukommen. Dazu zählen die Ausgaben für gewisse Anmeldungen/Genehmigungen, Umbauten und Infrastruktur.

Den Kosten auf den Grund gehen

Bevor man sich aber mit den Genehmigungen der Existenzgründung auseinandersetzt, kommen noch ganz andere Belastungen auf einen zu. Dazu gehören beispielsweise die anfallenden Maklergebühren, die Kosten für das Ladenlokal (Miete, Pacht oder Kauf), eventuelle Umbauten und die benötigte Ausstattung (zum Beispiel ein passendes Kassensystem für Cafés). Je nachdem, ob man einiges Umbauen und Neuanschaffen muss oder nicht, können die Ausgaben höher oder niedriger sein. Natürlich ist es für das Portemonnaie angenehmer, wenn man ein bestehendes Ladenlokal findet, welches bereits einiges an Ausstattung hat.

Die wichtigste Anmeldung ist womöglich die Gewerbeanmeldung. Diese muss beim zuständigen Gewerbeamt durchgeführt werden. Nach diesem Schritt erfolgt auch die steuerliche Erfassung durch das Finanzamt und viele weitere bürokratische Aufwände. Dazu kann beispielsweise auch die Gaststättenkonzession gehören. Diese Konzession wird auch Schanklizenz genannt. Sie ist für ein Café, welches keine alkoholischen Getränke ausschenkt, nicht notwendig. Aber wenn man etwa das Café am Abend zu einer Art Bar umfunktionieren möchte und nebst Kaffee und Kuchen auch ein Bier oder ein Cocktail ausschenken möchte, sollte man unbedingt daran denken. An diesem Beispiel kann man auch erkennen, dass je nach Angebot die Genehmigungen variieren können. Deswegen sollte man sich unbedingt im Voraus über alles informieren.

Wie hoch diese Auslagen sind, ist abhängig vom Standort und eben der Notwendigkeit gewisser Anmeldungen. Alle Wichtigen sollten aber unbedingt kalkuliert und festgehalten werden. Um zu wissen, welche wichtig sind, kann man sich auch mit Experten zusammentun und sich diesbezüglich Unterstützung suchen.

Wenn man sich an diesen Schritten orientiert, steht der Cafégründung eigentlich nichts mehr im Wege.

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