Kassieren lernen – Der richtige Umgang mit Kassen und Kunden!

An der Kasse arbeiten ist nicht schwer. Doch gerade als neuer Verkäufer, Dienstleister, Servicekraft oder bei einem Kassenwechsel, muss man sich erst einmal mit der Materie vertraut machen, um die Informationsflut für sich verarbeiten zu können.

Dabei erleichtern moderne Kassensysteme, zu denen auch unseres von Paymash zählt, den Kassiervorgang erheblich und sind intuitiv, also selbsterklärend, zu bedienen. Allerdings kann der Funktionsumfang einen am Anfang doch erst einmal überfordern. Doch keine Panik! Den Kassiervorgang erlernt man vor allem durch Routine.

Zudem steht dir in den ersten Tagen ein erfahrener Mitarbeiter zur Seite. Ist das Verkaufen erst einmal zur Gewohnheit geworden, dann wirst du alle Vorgänge zügig und ohne groß nachzudenken abwickeln können. Lass dir auch eins gesagt sein: „Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen!“.

Sollten dir anfänglich noch Fehler unterlaufen oder gewisse Vorgänge nicht bekannt sein, dann sprich einen erfahrenen Kollegen an, der dir helfen kann. Gib auch ruhig vor dem Kunde zu, dass du noch in der Einarbeitungsphase bist und bitte freundlich um etwas Geduld. Dies wird eher auf Verständnis stoßen, als eine panische, unsichere und zeitverzögernde Reaktion deinerseits.

Damit du schon vorab gut auf deine Kassiertätigkeit vorbereitet bist, geben wir dir hilfreiche Informationen mit auf den Weg, was dich erwartet und worauf es wirklich ankommt - inklusive Tipps zur Fehlervorbeugung. Dann viel Spaß und Freude auf deinem Weg zum Profikassierer!

I. Arbeiten an der Kasse – Darauf kommt es an!

Als Kassierer musst du dich in erster Linie um die Abwicklung der Verkaufsvorgänge kümmern. Doch dies ist nicht alles. Zu deinen allgemeinen Aufgaben zählen:

• Eigenständige Kasse Bedienung
• Erfassen des Gesamtbetrages für Artikel oder Dienstleistungen
• Kommunikation mit Käufer über Gesamtbetrag und Rückgeld
• Abwicklung der verschiedenen Zahlvorgänge
• Abrechnung und Kontrolle des Kassenbestandes bei Übergabe

Zudem wirst du je nach Branche und Unternehmen neben der Kassiertätigkeit auch andere Funktionen übernehmen müssen:

• An der Supermarktkasse musst du bei Nachfrage Auskunft über aktuelle Wochenangebote geben können.
• In einem kleinen Einzelhandelsladen wirst du wahrscheinlich auch Regale einräumen, Lagerbestände kontrollieren und den Kunden orientieren und beraten.
• In Modegeschäften solltest du über aktuelle Kollektionen, Trends und Größenberatung Bescheid wissen.
• In der Gastronomie musst du auch Bestellungen entgegennehmen und Auskünfte zu Inhaltsstoffen, aktuellen Speisen und Getränken geben können.

Wie du siehst, gehört zum Verkaufen weit mehr dazu, als nur das technische Bedienen der Ladenkasse und die Wechselgeldausgabe.

Es gibt auch einige Verhaltensweisen zu beachten, um ein guter Kassierer zu werden. Du musst dir stets vor Augen halten, dass du hinter der Ladenkasse das „Gesicht“ des Unternehmens bist und direkten Kontakt zur Kundschaft pflegst.

Daher trägt eine guter Kassiererin auch einen wichtigen Teil zum Kundenservice und -bindung bei. Dabei kommt es auf folgende Verhaltensweisen und Fertigkeiten an:

1. Freundliches, kundenorientiertes auftreten:

Ein Grundprinzip an der Ladenkasse lautet, dass du stets freundlich zu deinem Gegenüber sein solltest. Das heiß nicht, dass du den ganzen Tag mit einem aufgesetzten Lächeln im Laden stehen musst. Sei stets freundlich, hilfsbereit und zuvorkommend und habe ein offenes Ohr für Kundenprobleme und- fragen. Denn du weist: „Der Kunde ist König!“.

Es ist von Vorteil, wenn du eh schon über eine kommunikative und kontaktfreudige Persönlichkeit verfügst, da du es als Verkäufer mit vielen verschiedenen Personen zu tun hast, die unterschiedlich auf dich reagieren. Auch in stressigen Situationen solltest du versuchen die Nerven zu behalten, auch wenn es schwer fällt oder der Kunde ausfallend wird.

Einige Unternehmen lassen ihre Verkäufer durch Testkäufer prüfen und bewerten. Behalte dies stets im Hinterkopf und versuche bei der Arbeit stets kompetent und professionell aufzutreten.

2. Einhaltung der Kleiderordnung:

Somit stellst du sicher, dass dich die Kunden als Bezugsperson auch erkennen und ansprechen können. Zudem dienen in gewissen Branchen Kleidervorschriften auch als Hygienemaßnahmen.

3. Lösungsorientiertes Handeln, Flexibilität und Teamfähigkeit:

Sofern du erkennst, dass z.B. die Warteschlange zu lang ist, zögere nicht, sondern bitte um Verstärkung. Dafür gibt es in einigen Läden gewisse Vorschriften, die von der Länge der Warteschlange und bereits geöffneten Kassen abhängen. Wenn du siehst, dass du gerade nichts zu tun hast, erkundige dich, wo du aushelfen kannst.

4. Eigenständigkeit und Arbeitsoptimierung:

Versuche stets auf dem Laufenden zu bleiben und dich über neue Artikel und Änderungen zu informieren. Du kannst dich auch selbst bemühen, deinen Kassiervorgang zu optimieren, um eine schnellere Verkaufsabwicklung zu bieten. Informiere dich über das eingesetzte Kassensystem und das Handling. Lerne mögliche PLU-Codes auswendig.

Zudem ist es von Vorteil, wenn du dich von Anfang an auch mit allen Geschäftsrichtlinien vertraut machst. Solltest du in einem kleinen Laden arbeiten, kannst du die Zeit auch sinnvoll nutzen und Ware auffüllen, Reinigungsmaßnahmen durchführen oder dich weiter mit deinem Kassensystem vertraut machen.

5. Präzession und Sorgfalt:

Nicht nur im Umgang mit Bargeld solltest du auf einen Sorgsamen Umgang achten. Halte deinen Kassenarbeitsplatz stets ordentlich, damit du den Überblick nicht verlierst und das Geschäft bestmöglich präsentierst.

Gehe auch mit den Kassengeräten sorgsam um, da diese lange und kosteneffizient genutzt werden sollten. Somit sicherst du dich ab und vermeidest Kassendifferenzen und unnötigen Ärger mit dem Chef.

Wenn du bereit bist, diese Kriterien einzuhalten und über die besagten Fertigkeiten verfügst, dann wird dir dein Job mit Sicherheit viel Freude bereiten und interessante Begegnungen bescheren!

II. Welche Kassenarten können dich im Berufsalltag erwarten?

Bevor wir uns dem eigentlichen Kassiervorgang widmen, ein kurzer Exkurs zu den verschiedenen Kassenarten, auf die du treffen kannst. Je nach Komplexität, kann die Einarbeitungszeit variieren. Es finden sich nicht nur verschiedene Kassenarten, sondern auch diverse Kassenfunktionen, die je nach Branche anpassbar sind.

Bei einem kleinen Einzelhändler mir geringer Verkaufstätigkeit wirst du wahrscheinlich auf eine einfache elektronische Registrierkasse stoßen, die in der Regel über folgende Kassenhardware verfügt:

• Kleines Display
• Kassenschublade
• Tastatur
• Barcodescanner
• Integrierter Bondrucker

Optional kann die Registrierkasse auch noch durch ein Kartenterminal zur Kartenzahlung und branchenspezifischer Komponenten wie einer Waage, z.B. bei Obst- und Gemüsehändlern, erweitert werden.

Neben den einfachen elektronischen Registrierkassen gibt es noch moderne digitale Point-of-Sale (POS)-Kassensysteme, die alle Geschäftsbereiche abdecken, vom Kassiervorgang über die Buchhaltung, Warenwirtschaft, Marketing bis hin zur Anbindung eines Online-Shops.

Diese Kassensysteme zählen auch zu den elektronischen Registrierkassen, verfügen jedoch über den leistungsstärksten Funktionsumfang bei der Kassensoftware und sind zumeist komplexer aufgebaut, d.h. sie bieten nicht nur mehr Funktionen, sondern können auch über Schnittstellen erweiterte Kassenhardware, wie Kundendisplays, Handhelds, Kellnerschlösser, Küchendrucker etc. integrieren.

Die Bedienung erfolgt meist über einen Touchscreen, sodass die Tastaturen entfallen. Eine Sonderform stellen die mobilen iPad-, Android- und Tablet-Kassensysteme dar, die zu den mPOS-Systemen zählen. Dabei werden mobile Endgeräte wie iPads, iPods, Smartphones oder Tables mittels Kassen-App zu Kassensystemen umfunktioniert. Zusätzlich sind diese auch mit weiterer Kassenhardware kompatibel, sodass ein komplexes Kassensystem aufgebaut werden kann.

Darüber hinaus gibt es noch PC-Kassen, die wie der Name schon sagt, über einen PC laufen. Im Vergleich zu den einfachen Registrierkassen erhalten sie einige Zusatzfunktionen und erlauben auch den Anschluss eines Warenwirtschaftssystems, welche Inventurmaßnahmen deutlich vereinfachen. Jedoch sind sie störungsanfälliger und setzen aufgrund der erweiterten Funktionen eine längere Einarbeitungszeit voraus.

Um es nicht unerwähnt zu lassen, gibt es auch noch offene Ladenkassen, die nur aus einem Bargeldbehälter bestehen und keine weitere technische Ausstattung aufweisen. Hierbei ist meist noch Kopfrechnen gefragt oder der Einsatz eines Taschenrechners, um Wechselgelder zu berechnen. Darüber hinaus gibt es natürlich nicht viel zu erlernen.

Jedoch sind die Anforderungen und der Aufwand bei der richtigen Kassenbuchführung und weitere buchhalterische Tätigkeiten weitaus höher, als bei den anderen Kassenarten, da schneller Fehler unterlaufen und das Finanzamt noch genauer hinsieht.

So warten je nach Kassenart und Branche unterschiedlich zu bedienende Systeme auf dich! Das Grundprinzip ist meist dasselbe, ob du nun die Artikelnummer auf einem Touchscreen eingibst oder auf der Tastatur, macht in der Praxis keinen großen Unterschied. Jedoch musst du wissen, wann, warum und wo eine Artikelnummer eingegeben werden muss.

Neben dem Erfassen der Artikel und der Preise, sind die Funktionen von Storno, Rabatten und die Bonausgabe an den Kunden zunächst das Wichtigste für dich. Je nach Mitarbeiterfunktion kann es sein, dass du später auch für buchhalterische Aufgaben mit verantwortlich bist und mit der Registrierkasse Tagesabschlüsse erstellen musst.

Doch dies ist erst einmal zu vernachlässigen. Du musst erst lernen, wie du Artikel oder Dienstleistungen richtig erfasst und eingibst. Wie dies genau funktioniert, erklären wir dir später ausführlich.

III. Wie funktioniert eine Kasse eigentlich?

In Bezug auf den Kassiervorgang funktionieren elektronische Registrierkassen alle ähnlich! Die Registrierkasse erfasst den Verkaufsbetrag, liefert eine Quittung und führt ein permanentes Journal der täglichen Transaktionen.

Um den Verkaufsbetrag eines Artikels zu erfassen, wirst du es als Kassierer am Ehesten mit einer Scannerkasse zu tun haben. Dies bedeutet nichts anderes, als dass das System mit einem Barcodelesegerät ausgestattet ist, welches die EAN- oder UPC- Codes der Produkte ausliest und die Bestandsverfolgung erleichtert.

Der Code wird an das Kassensystem weitergeleitet und ermöglicht dem Verkäufer den Preis und die Details eines Artikels abzurufen, ihn zur laufenden Summe der Einkäufe hinzuzufügen und in vielen Fällen in ein Warenwirtschaftssystem einzuspeisen.

Barcodescanner gibt es in den verschiedensten Ausführungen: Hand Scanner, Scan- Pistole, Einbau-Scanner oder Tischscanner.

Nachdem du alle Artikel erfasst hast, klickst du für die Zahlung auf „Total“. Bei digitalen Kassensystemen erscheint ein Zahlfenster. In diesem sind die Möglichen Zahlarten abgebildet, mit der die Kundschaft bezahlen kann, z.B. bar, EC-Karte, Gutschein usw.

Im entsprechenden Feld wird der erhaltene Betrag eingegeben. Es ist auch möglich die Zahlarten zu splitten, sodass der Kunde z.B. sowohl bar bezahlen und auch einen Gutschein einlösen kann. Nach Eingabe wird dir die Summe des möglichen Rückgelds angezeigt. Zuletzt wird noch der Kassenbon gedruckt und dem Kunden übergeben.

IV. Verkaufsbeträge richtig erfassen

Endlich geht es los! Du stehst als Verkäufer im Laden. Schnell stellt sich heraus, dass es verschiedene Eingabemöglichkeiten der Artikel gibt und auch im Einzelhandel längst nicht alle Produkte über einen Barcode oder eine Artikelnummer verfügen, sodass andere Methoden als das Einscannen oder Eintippen angewandt werden müssen. Wir zeigen dir, wie du bei den verschiedenen Kassiervorgängen vorzugehen hast, damit am Ende der richtige Betrag erfasst wird.

1. Kassieren mittels Barcodescanner

Sollte ein Artikel über einen Barcode verfügen, dann lässt sich dieser einfach, schnell und sicher mittels Barcodescanner erfassen. Dieser wird lediglich 2 bis 10 cm waagerecht vor den Barcode gehalten. Je nach Modell muss eine Scanntaste gedrückt werden und zur akustischen Bestätigung erfolgt ein Piepton. Bei Einbauscannern muss der Artikel lediglich darüber geschoben werden.

2. Kassieren mittels EAN

Sofern eine Kassenart verwendet wird, die ohne Scanner läuft oder der Barcode/Strichcode nicht erfasst werden kann, greifst du als Kassierer auf die 8- oder 13-stellige EAN-Nummer zurück. Diese befindet sich direkt unterhalb des Strichcodes und muss von dir manuell eingegeben werden.

3. Kassieren mittels Artikelsuche

Wenn kein Barcode vorhanden ist, kannst du die Artikelsuche nutzen. Der Aufruf der „Artikel suchen“- Funktion lässt sich entweder über einen an der Kassenoberfläche befindlichen Butten aufrufen oder über eine bestimmte Funktionstaste, wie z.B. „F3“ öffnen.

Dies variiert je nach Kassensystem. Um die gezielte Suche zu starten, kannst du den Artikelnamen, die Warengruppe, eine Produktumschreibung oder Buchstaben ins Suchfeld eingeben.

4. Kassieren mittels freier Preiseingabe

Bevor du diesen Kassiervorgang anwendest, solltest du den Hauptkassierer heranrufen. Über den Preis sollte nur in den dringendsten Fällen abkassiert werden, z.B. wenn der Artikel noch gar nicht angelegt wurde. Dabei erfolgt die Preiseingabe manuell und der Artikelname und Steuersatz müssen noch hinzugefügt werden.

5. Kassieren mittels Schnellwahltasten oder Warentastaturen

Schnellwahltasten, auch als Schnelldreher oder Schnellbuttons bezeichnet, sind Tasten, mit welchen bestimmte Artikel schon vorprogrammiert sind. Je nach Kassenart drückst du die Tasten entweder auf der Tastatur, mittels Maus auf dem Bildschirm oder direkt per Fingerdruck auf dem Touchscreen. So werden die speziellen Artikel in Handumdrehen abkassiert.

Programmierbare Waren- oder Kassentastaturen kommen vor allem in Lebensmittelgeschäften mit Frischware zum Einsatz, um den Kassiervorgang zu beschleunigen.

6. Kassieren mehrerer gleicher Artikel

Um Zeit zu sparen, müssen gleiche Artikel nicht einzeln erfasst werden. Dabei wird je nach System die Anzahl vor oder nach dem entsprechenden Artikelerfassen eingegeben. Zumeist wird dafür nach den Zahlen das Malzeichen verwendet, z.B. „4 x“ und dann wird einfach gescannt.

7. Kassieren mittels PLU

Mit dem Product Lockup Code, kurz PLU, erhalten nicht scannbare Artikel, wie Obst, Gemüse, Käse, Wurst oder Backwaren kurze Zahlen-Codes. Die 4-5 stelligen Nummern sind je nach Unternehmen unterschiedlich. Du erhältst eine entsprechende Liste, auf der du nachsehen kannst.

Für einen reibungslosen und schnellen Kassiervorgang lohnt es sich, wenn du die PLU Nummern lernen kannst. Auch wenn es nur die Nummern von den am häufigsten gekauften Produkten sind.

V. Kassieren üben – Kasse bedienen online lernen

Wir von Paymash bieten kostenlose Testzugänge für unsere Kassen-App an. Dabei kannst du dich mit den unterschiedlichen Kassenoberflächen und Funktionen je nach Branche schon vor Arbeitsbeginn vertraut machen, auch wenn an deinem zukünftigen Arbeitsplatz ein anderes System verwendet werden sollte.

Denn die Funktionsweisen für den Kassiervorgang sind alle ähnlich aufgebaut. Du wirst schnell merken, wie einfach die Paymash Kassen-App zu bedienen ist. Daher musst du dir keine großen Sorgen vor deinem Einsatz als Verkäufer machen! Zudem stehen für die Einarbeitung an modernen Kassensystemen bei den entsprechenden Anbietern auch Online-Schulungen und Kassentraining Übungen zur Verfügung. Mittels Kassen Simulator kannst du dich auch mit wichtigen Oberflächen und Funktionen, wie:

• Kassierfenster/Bonfenster
• Bonstorno,
• Bonkopie,
• Bon parken/Bon holen,
• Zahlung an der Kasse,
• Kassiervorgang,
• Kundenerfassung,
• Rabatte,
• Treuepunkte,
• Kassenbuch,
• Tagesabschluss

vertraut machen. So bist du bestens auf deinen ersten Arbeitstag vorbereitet und kennst wichtige Begrifflichkeiten und Vorgänge.

VI. Arbeiten an der Kasse. Tipps zur Fehlervermeidung

Um Fehler und Streitigkeiten, z.B. wegen vermeintlich falsch herausgegebenem Wechselgeld oder Sachdiebstahl, zu minimieren, sollte der Kassiervorgang nach folgenden Schritten ablaufen:

1. Kunde freundlich den Zahlbetrag nennen
2. Zahlbetrag entgegennehmen und kontrollieren oder Kreditkartenlesegerät reichen und Zahlbetrag überprüfen
3. Bei Bargeldzahlung das Geld zunächst in die Registrierkasse klemmen oder ablegen und noch nicht in die Geldfächer einordnen!
4. Rückgeld dem Kunden vorzählen
5. Geld in die Geldfächer einsortieren
6. Kassenbonausgabe

Auch wenn die meisten Kassensysteme über Wechselgeld Rechner verfügen, schadet es nicht, wenn du zur Sicherheit die Differenz für das Wechselgeld berechnen kannst!

Tipp für die Rückgeldausgabe:

Lege das Geld angefangen vom kleinsten Geldstück zum größten aus und zähle dabei mit. Dies ist einfacher als Rückwärts zu rechnen. Wenn der Kunde 79,41 Euro zahlen muss und mit 100,-€ bezahlt, dann würde die Rückgabe z.B. wie folgt aussehen: 2 Cent + 2 Cent + 5 Cent + 50 Cent + 20 Euro-Schein.

Um deine Fähigkeiten im Kopfrechnen fit zu erhalten, gibt es auch Online- Rückgeld Trainer, wie das „Kassenspiel Geldrückgabe“.

Somit vermeidest du auch den häufigsten und unangenehmsten Fehler, nämlich die Kassendifferenz. Dabei stimmt der Soll-Kassenstand nicht mit dem Ist-Kassenstand überein. Informiere dich, wie in dem Unternehmen wo du kassierst, mit Mankos umgegangen wird.

Ist ein Mankogeld im Arbeitsvertrag festgelegt, wird die Kassendifferenz unter den Mitarbeitern aufgeteilt, wird die Differenz vom Arbeitgeber als Verlust verzeichnet oder musst du als Kassierer dafür haften? Rechtlich gesehen, haftest du nur, wenn dir mittlere Fahrlässigkeit nachgewiesen werden kann.

Sei also achtsam bei der Geldannahme und -rückgabe. Trotzdem können Fehler passieren, gerade in hektischen Hauptverkaufszeiten. Davor bleibt kaum ein Kassierer verschont!

VII. Fazit

Wenn du dich erstmal mit der Kassenoberfläche und den Verkaufsfunktionen vertraut gemacht hast, wirst du merken, dass das Bedienen des Kassensystems und an der Kasse arbeiten kinderleicht ist. Da fällt es fast schwerer, in hektischen Verkaufszeiten die Ruhe zu bewahren und die lange Kundenschlange abzuarbeiten.

Wenn du mit einem guten Kassensystem arbeitest wirst du auch schnell merken, dass dieses dich beim Verkaufsvorgang unterstützt und die Abwicklung beschleunigt. Wir von Paymash arbeiten stets an der Optimierung der Bedienbarkeit, sodass der Umgang mit dem Kassensystem und dessen Funktionen so intuitiv und zügig wie möglich gelingt!