Seit 2020 gilt die neue Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Unternehmen mit Kassensystemen müssen sich auf die schärferen Anforderungen an die Kassensysteme vorbereiten, damit sie keine Probleme mit dem Finanzamt bekommen.
Was ist die Kassensicherungsverordnung?
Am 15. Dezember 2016 hat der Deutsche Bundestag das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen verabschiedet. Mit diesem Gesetz sollte die Steuerhinterziehung vermindert werden und auch mehr Sicherheit für die Benutzer geschaffen werden. Unternehmen, die zertifizierte Systeme benutzen, können auch in der Regel von ordnungsgemäßen Buchungen ausgehen.
Seit dem 01.02.2020 müssen laut der Kassensicherungsverordnung alle Registrierkassen in Deutschland mit einem Sicherheitsmodul ausgerüstet sein, der sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). Diese soll verhindern, dass Aufzeichnungen bei Kassensystemen manipuliert werden können.
Das Gesetz
In der Kassensicherungsverordnung werden die technischen Ansprüche an die elektronischen Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr festgelegt. In der Abgabenverordnung (AO) § 146a werden die Anforderungen präzisiert. In der KassenSichV wird festgelegt, das aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle, die mit einem elektronischem Aufzeichnungssystems erfasst werden, jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und andere Vorgänge einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden müssen.
Alle Vorgänge müssen auf einem Speichermedium gespeichert werden, das für Nachschauen und Prüfungen verfügbar sein muss. Das Speichermedium muss dann dem zuständigen Finanzamt folgende Daten übermitteln:
- Name des Steuerpflichtigen,
- Steuernummer des Steuerpflichtigen,
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
- Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.
Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
Im Zuge der Digitalisierung haben sich die Anforderungen an die Prüfungen von Finanzamt verändert. Um Manipulationen an den Systemen zu verhindern, verlangt die Kassensicherungsverordnung seit dem 01.01.2020 in allen Kassen eine technische Sicherheitseinrichtung.
Grundsätzlich kontrolliert diese Sicherheitseinrichtung die Sicherung der aufgezeichneten Daten und speichert sie in einem einheitlichen Format.
Das Sicherheitsmodul
Das Kassensystem muss bestimmte Daten an das Sicherheitsmodul übergeben, die in der technischen Richtlinie angegeben werden. Sie werden als Grundlagen für die Protokollierung, den Datenexport und die Belegausgabe genutzt. Das Sicherheitsmodul, die einheitliche digitale Schnittstelle und das Speichermedium werden als Teil der TSE angesehen.
Jeder Vorgang der Kassensysteme wird in der TSE in mehreren Schritten protokolliert. Jeder dieser Schritte wird als Transaktion registriert und erhält eine eindeutige, fortlaufende und manipulationssichere Transaktionsnummer. Jede Transaktion wird durch einen Prüfwert geschützt.
Die wichtigsten Aufgaben des Sicherheitsmodul:
- Ein manipulationssicherer Transaktionszähler
- Eine sichere Zeitquelle
- Die Erstellung von Protokolldaten
- Ein sicherer Signaturzähler
Das Speichermedium
Das Speichermedium in dem Kassensystem muss den Prüfern erlauben, sämtliche darauf abgespeicherte Daten abrufen zu können. Es muss fest in der TSE integriert sein und einen standardisierten Datenexport ermöglichen. Für die digitale Aufbewahrung der Daten wurde ein einheitliches Datensystem definiert.